Những Thách thức của Thiết kế Hiện đại: Tại sao Quản lý Yêu cầu lại Quan trọng

Nhập cuộc vào thế giới thiết kế hiện đại là một quá trình phức tạp. Nó chứa đựng những thách thức mới và những thay đổi nhanh chóng trong công nghệ. Bạn cần một quy trình quản lý yêu cầu mạnh mẽ để quản lý thành công những thách thức này, đảm bảo rằng việc truyền đạt ý định thiết kế của bạn luôn rõ ràng và có tổ chức. Hãy đọc tiếp để khám phá mối liên kết quan trọng giữa việc quản lý yêu cầu tốt và thiết kế hiện đại.

Yêu cầu là gì?

Yêu cầu là những tính năng và chức năng bắt buộc sản phẩm của bạn cần có để thành công. Chúng hướng dẫn bạn từng bước, đảm bảo rằng những gì bạn xây dựng sẽ đáp ứng được kỳ vọng và nhu cầu của những người sẽ sử dụng nó.

Hãy nghĩ về yêu cầu như là câu trả lời cho những câu hỏi cụ thể:

• Nó cần phải làm gì? Điều này có thể là bất cứ thứ gì từ việc thực hiện cuộc gọi và gửi tin nhắn trên điện thoại đến tốc độ và quãng đường của một chiếc xe hơi.
• Tại sao điều này quan trọng? Điều này giúp hiểu được giá trị của từng tính năng, đảm bảo rằng nó có một mục đích và lợi ích rõ ràng.
• Làm thế nào tôi biết nó hoạt động như nó nên làm? Phần này giúp trong việc kiểm tra và xác minh rằng mỗi tính năng hoạt động chính xác.

Yêu cầu đến từ nhiều nơi và nhiều người khác nhau, như khách hàng, đối tác, bộ phận bán hàng, hỗ trợ, quản lý, kỹ thuật—bất kỳ ai có liên quan đến dự án. Mỗi người mang theo nhu cầu và kỳ vọng của riêng mình, và việc lắng nghe, hiểu và bao gồm những điều này trong quá trình lập kế hoạch và thiết kế là rất quan trọng. Yêu cầu là những khối xây dựng giúp đảm bảo sản phẩm cuối cùng thực hiện chính xác những gì nó cần làm, làm hài lòng nhu cầu và kỳ vọng của người dùng, và cuối cùng trở thành một thành công.

Các loại Yêu cầu

Bạn có thể phân biệt nhiều loại yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể mà chúng cần đáp ứng, ví dụ:

• Yêu cầu chức năng là những khía cạnh cơ bản mà một sản phẩm hoặc hệ thống phải có để đáp ứng mục đích dự định. Chúng xác định những gì sản phẩm phải làm, mô tả các chức năng và tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của người dùng. Đối với một chiếc máy giặt, điều này có thể là khả năng giặt các loại vải khác nhau, xả và vắt quần áo để loại bỏ nước thừa.
• Yêu cầu về hiệu suất quy định mức độ tốt mà một sản phẩm hoặc hệ thống thực hiện các chức năng của mình. Chúng bao gồm các khía cạnh như hiệu quả, đáp ứng và tốc độ, đảm bảo rằng sản phẩm hoạt động tối ưu trong các điều kiện đã xác định. Yêu cầu về hiệu suất cho một chiếc máy giặt có thể quy định rằng nó không nên tiêu thụ quá 400 kWh điện và 40 gallon nước mỗi chu kỳ.
• Yêu cầu về ràng buộc là những hạn chế mà một sản phẩm phải hoạt động trong đó. Chúng có thể liên quan đến kích thước, chi phí hoặc khả năng kỹ thuật, thiết lập các ranh giới hướng dẫn quá trình thiết kế và phát triển. Đối với chiếc máy giặt được đề cập, chúng có thể bao gồm việc nặng dưới 150 pound và có kích thước tối đa là 27 inch rộng, 39 inch cao và 34 inch sâu.
• Yêu cầu về môi trường tập trung vào tương tác của sản phẩm với môi trường xung quanh, đảm bảo nó hoạt động hiệu quả dưới các điều kiện khác nhau và tuân thủ các tiêu chuẩn về bền vững và sinh thái. Các thông số môi trường cho chiếc máy giặt của chúng ta có thể yêu cầu tính năng tiết kiệm năng lượng và nước.
• Yêu cầu về giao diện tập trung vào trải nghiệm người dùng, đảm bảo sản phẩm thân thiện, dễ tiếp cận và dễ sử dụng. Chúng thúc đẩy một tương tác tích cực giữa người dùng và sản phẩm hoặc hệ thống. Trong trường hợp của chúng ta, điều này có thể có nghĩa là bảng điều khiển của máy giặt phải thân thiện với người dùng và trực quan, có các nút và núm xoay được ghi rõ ràng với biểu tượng và văn bản dễ hiểu để chỉ ra chức năng của chúng.

Quản lý Yêu cầu là gì?

Quản lý yêu cầu là một tập hợp các kỹ thuật để ghi chép, xem xét, xếp hạng và tổng hợp yêu cầu, đảm bảo rằng các đội kỹ sư luôn làm việc với các thông số kỹ thuật được cập nhật và đã được phê duyệt. Mục tiêu của nó là đảm bảo việc đạt được các mục tiêu phát triển sản phẩm. Bằng cách theo dõi cẩn thận sự thay đổi trong yêu cầu và thúc đẩy giao tiếp liên tục với các bên liên quan, quản lý yêu cầu giảm thiểu lỗi, duy trì sự phù hợp và rõ ràng từ khi bắt đầu dự án cho đến toàn bộ vòng đời kỹ thuật.

Một khía cạnh quan trọng của quản lý yêu cầu là khả năng giảm rủi ro cho dự án từ những thay đổi yêu cầu không mong đợi và muộn màng. Ví dụ, xem xét quá trình thiết kế xe hơi phức tạp. Nếu một bên liên quan yêu cầu tăng phạm vi hoạt động của xe, điều này sẽ yêu cầu các điều chỉnh khác nhau, chẳng hạn như tăng số lượng mô-đun pin. Một công cụ để quản lý trạng thái tuân thủ, như Altium 365 Requirements Manager, tự động tính toán lại tất cả các thuộc tính liên quan, như khối lượng và dung lượng pin, và các thuộc tính liền kề, như khối lượng sạc, khối lượng xe và khoảng cách phanh, đảm bảo tính toàn vẹn hoàn toàn của sự thay đổi và ảnh hưởng của nó trên toàn hệ thống.

Trong một môi trường truyền thống, việc đáp ứng một yêu cầu mới sẽ liên quan đến một chuỗi các cuộc họp, email và cập nhật thủ công, thường kéo dài hàng tuần. Với một công cụ quản lý yêu cầu hiệu quả, bạn có thể giảm đáng kể thời gian này vì mọi thành viên trong nhóm đều được đồng bộ, thông tin và làm việc trên thông tin mới nhất, chính xác nhất chỉ trong vài giây. Tất cả các khía cạnh của thiết kế đều được đồng bộ hóa một cách nhất quán, và không có chi tiết nào bị bỏ qua hoặc quên lãng trong chu kỳ phát triển nhanh chóng. Bạn có thể hoàn thành các cập nhật thiết kế xe hơi của mình trong một phút thay vì hàng tuần của giao tiếp rời rạc, qua lại.

Cập nhật Yêu cầu trong Phút chứ không phải Tuần

Thách thức của Thiết kế Hiện đại

Mặc dù khái niệm về yêu cầu dễ hiểu, nhưng tốc độ và độ phức tạp của sự phát triển thiết kế hiện đại làm phức tạp thêm bức tranh tổng thể. Chúng ta đang chứng kiến tốc độ tiến bộ công nghệ chưa từng có và sự gia tăng trong độ phức tạp của thiết kế điện tử. Sự tiến hóa này, mặc dù thú vị, mang lại nhiều thách thức đòi hỏi một cách tiếp cận có cấu trúc đối với quản lý yêu cầu.

#1 Độ Phức tạp của Thiết kế Điện tử

Sự phát triển của các thiết bị thông minh đã tăng lên mức độ phức tạp của thiết kế điện tử một cách chóng mặt. Ví dụ, việc sử dụng chip trong sản phẩm đã tăng vọt, với các phương tiện hiện đại tích hợp hơn 2,000 chip, một sự tăng lên đáng kinh ngạc so với vài thập kỷ trước. Độ phức tạp như vậy đòi hỏi yêu cầu chính xác và được tổ chức tốt để điều hướng qua mạng lưới phức tạp của các yếu tố thiết kế, đảm bảo rằng mỗi thành phần tích hợp một cách mượt mà để hoạt động như một tổng thể thống nhất.

Càng phức tạp sản phẩm, việc quản lý yêu cầu càng trở nên quan trọng. Điều này là bởi vì nhiều thời gian và ngân sách hơn được đầu tư vào sự phát triển của nó. Chi phí của việc làm sai—dù là tiền bạc, thời gian, hay danh tiếng—quá lớn để mạo hiểm.

#2 Sự Tăng trưởng của Kết nối Phần mềm

Phần mềm đã trở thành một phần không thể tách rời của sản phẩm, với số dòng mã nhúng trong chúng tăng lên gấp mười lăm trong thập kỷ qua. Phần mềm hoạt động như cầu nối giao tiếp, cho phép các hệ thống phần cứng khác nhau trao đổi thông tin quan trọng. Mạng lưới kết nối phức tạp này đòi hỏi các giao thức giao tiếp được thiết lập tốt để đảm bảo dòng chảy không gián đoạn của dữ liệu thiết yếu. Một sự thay đổi bất ngờ trong yêu cầu của một hệ thống có thể làm gián đoạn sự tương tác hài hòa này, dẫn đến các vấn đề không lường trước và công việc sửa chữa rộng lớn. Do đó, vai trò của quản lý yêu cầu trở nên quan trọng trong việc bảo vệ sự ổn định và đáng tin cậy của các hệ thống kết nối này để duy trì tính toàn vẹn của mạng lưới giao tiếp tổng thể.

#3 Rút ngắn Thời gian Sản xuất

Sự cấp bách trong việc đẩy nhanh việc giao hàng sản phẩm đã dẫn đến việc giảm đáng kể thời gian sản xuất. Các chu kỳ truyền thống năm năm đã được nén lại còn hai, đòi hỏi phải áp dụng các phương pháp linh hoạt nhấn mạnh vào việc lặp lại nhanh chóng và cải tiến liên tục. Trong một môi trường nhanh chóng như vậy, việc có những yêu cầu rõ ràng và được định nghĩa tốt là rất quan trọng để hướng dẫn quá trình thiết kế một cách hiệu quả và tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng.

#4 Khoảng cách giao tiếp và quy trình tách biệt

Quy trình thiết kế đã bị ảnh hưởng bởi khoảng cách giao tiếp, với dữ liệu điện tử thường tồn tại trong các kho lưu trữ riêng biệt. Việc trao đổi thông tin giữa các kho lưu trữ này là một quá trình thủ công và không hiệu quả, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và nguồn lực quý báu không cần thiết và làm giảm chất lượng tổng thể của sản phẩm. Một hệ thống quản lý yêu cầu mạnh mẽ hoạt động như một sợi dây kết nối, cải thiện giao tiếp và đảm bảo tất cả các khía cạnh thiết kế được điều chỉnh và tích hợp.

#5 Thiếu khả năng truy vết

Thật khá phổ biến khi có tới 80% các thiết kế trải qua thay đổi phần tử vào phút chót do các ràng buộc liên quan đến chi phí hoặc khả năng có sẵn. Sự thiếu vắng khả năng truy vết trong những thay đổi như vậy có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và lỗi, thường làm đình trệ toàn bộ quá trình thiết kế. Quản lý yêu cầu thúc đẩy khả năng truy vết và đảm bảo rằng mỗi sự thay đổi được ghi chép và điều chỉnh theo các mục tiêu thiết kế tổng thể, do đó giảm thiểu sai lầm và nâng cao tính toàn vẹn của thiết kế.

7 Lý do Quản lý Yêu cầu là Cần thiết

Như bạn thấy từ phân tích trên, quản lý yêu cầu không phải là tùy chọn. Nó cần thiết để đảm bảo thành công của dự án, đặc biệt là trước thực tế rằng yêu cầu kém gây ra 70% các dự án thất bại. Yêu cầu được định nghĩa không chính xác có thể dẫn đến việc mở rộng phạm vi dự án, lịch trình bị trì hoãn, chi phí tăng cao, và một sản phẩm cuối cùng không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và các tiêu chuẩn an toàn. Việc áp dụng một thái độ có cấu trúc đối với việc quản lý chúng có thể ngăn chặn dự án của bạn trở thành một thất bại khác trong số liệu thống kê được trích dẫn.

Khả năng hiển thị và tái sử dụng yêu cầu động

#1 Làm rõ mục tiêu và kỳ vọng

Quản lý yêu cầu làm rõ mục tiêu của dự án, điều chỉnh các bên liên quan như quản lý sản phẩm, nhà thiết kế, nhà phát triển và khách hàng hướng tới một mục tiêu chung. Nó cung cấp một lộ trình rõ ràng, định rõ phạm vi dự án, ngân sách và lịch trình, đảm bảo mỗi bước được lên kế hoạch và thực hiện theo các mục tiêu và kỳ vọng đã được thiết lập.

#2 Giao hàng Nhanh hơn

Quản lý tình trạng tuân thủ thúc đẩy sự chính xác về thời gian, giúp các dự án duy trì tiến độ để giao hàng nhanh chóng hơn trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn chất lượng.

#3 Tái sử dụng

Quản lý yêu cầu cho phép tái sử dụng các thành phần dự án cụ thể trong các dự án tiếp theo, nâng cao tính bền vững và hiệu quả trong suốt quá trình phát triển.

#4 Cải thiện Chất lượng và Giảm lỗi

Một bộ yêu cầu rõ ràng giảm thiểu lỗi, hiểu lầm và bỏ sót trong quá trình thiết kế, đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng mong đợi và thực hiện đúng mục đích dự kiến. Quản lý yêu cầu tăng cường sự phù hợp của sản phẩm cuối cùng với nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng, do đó cải thiện chất lượng tổng thể của nó.

#5 Giảm Chi phí Phát triển Trên toàn bộ Chu kỳ

Lifecycle Insights báo cáo rằng các công ty, trung bình, gặp phải 2.8 lần chỉnh sửa bảng mạch, mỗi lần tốn khoảng 46,000 đô la. Lỗi trong yêu cầu thường yêu cầu công việc sửa chữa rộng rãi của nhóm phát triển. Chi phí sửa chữa một lỗi phần mềm tăng lên nếu lỗi được phát hiện muộn trong quá trình. Việc giảm bớt những chi phí này là điều không thể bàn cãi, và các chiến lược giảm thiểu sự không nhất quán trong yêu cầu được hoan nghênh nhất. 

Quản lý yêu cầu hiệu quả tăng cường hiệu quả và độ chính xác của dự án. Nó giảm thiểu chi phí không cần thiết trong suốt dự án, dẫn đến một quá trình phát triển kinh tế hơn. Nó cũng giúp giảm tần suất của các sửa đổi tốn kém và mất thời gian, tiết kiệm cả tiền bạc và hàng tháng công việc thêm.

#6 Quản lý Rủi ro

Quản lý yêu cầu giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn sớm trong dự án, cho phép triển khai các chiến lược để giảm thiểu chúng.

#7 Tạo điều kiện Giao tiếp và Hợp tác

Làm việc với một bộ yêu cầu minh bạch và được quản lý tốt thúc đẩy giao tiếp và hợp tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Nó đóng vai trò như một ngôn ngữ chung, cải thiện sự hiểu biết và hợp tác giữa các lĩnh vực chuyên môn khác nhau. 

Thiết kế Nhanh hơn với Ít lỗi hơn

Sự phức tạp và tiến bộ nhanh chóng trong thiết kế hiện đại đòi hỏi một nền tảng vững chắc trong quản lý yêu cầu. Một bộ thông số kỹ thuật được tổ chức tốt hỗ trợ quá trình này bằng cách cung cấp sự rõ ràng, tăng cường giao tiếp và đảm bảo rằng thiết kế phát triển một cách đồng nhất theo hướng mong muốn. Kiểm tra bản thân bạn bằng cách sử dụng Requirements Manager. Thiết kế nhanh hơn với ít lỗi hơn!