Mặc dù sự hợp tác chặt chẽ giữa kỹ sư thiết kế và đội ngũ mua sắm NPI mang lại nhiều lợi ích, nhưng dễ hiểu tại sao điều này không xảy ra một cách tự nhiên.
Kỹ sư thiết kế thường được thúc đẩy bởi hai ưu tiên: xây dựng sản phẩm hàng đầu thế giới và đưa chúng ra thị trường nhanh chóng. Đối với họ, mua sắm thường cảm thấy như một rào cản hành chính. Họ thấy việc từ chối các linh kiện ưa thích do tiêu chuẩn của nhà cung cấp hoặc nhu cầu xác minh các công ty theo tiêu chí cụ thể là những sự thỏa hiệp cản trở sự sáng tạo và đổi mới.
Mua sắm, trong khi đó, không cố gắng trở thành một trở ngại. Tuy nhiên, nếu không tham gia sớm vào quá trình thiết kế, họ thường rơi vào tình thế không mấy dễ chịu khi phải xem xét và từ chối các bộ phận hàng loạt (điều này khiến các kỹ sư không hài lòng). Họ thường nhận được BOMs vào phút chót với hàng trăm linh kiện cần được xác minh, nhiều trong số đó tốn kém hoặc khó tìm nguồn cung.
Nếu phát triển sản phẩm là một cuộc đua Formula 1, kỹ sư đẩy mạnh tốc độ trong khi mua sắm làm việc để tối đa hóa khả năng điều khiển và kiểm soát. Tuy nhiên, cả hai đều cần thiết để đạt đến đích.
Vậy tại sao những đội này lại gặp khó khăn trong việc tìm ra tiếng nói chung?
Ngoài những mục tiêu đối lập nhưng bổ sung cho nhau, hai yếu tố chính củng cố sự chia rẽ giữa các nhóm này:
Đầu tiên, kỹ sư và bộ phận mua hàng hoạt động dưới những định nghĩa khác nhau về thời gian sử dụng hợp lý. Kỹ sư ưu tiên thiết kế sản phẩm chất lượng cao với những linh kiện tốt nhất, tập trung vào hiệu suất và trải nghiệm người dùng. Việc trở thành chuyên gia về tính sẵn có của linh kiện, thời gian dẫn đầu, hoặc tuân thủ không phải là thực tế hay hiệu quả đối với họ—mặc dù việc hiểu biết cơ bản chắc chắn là có ích. Vì sự tập trung này, những mối quan tâm của bộ phận mua hàng thường xuất hiện như tiếng ồn nền, mặc dù chúng có ảnh hưởng lớn đến thành công của kỹ thuật.
Đối với bộ phận mua hàng, thành công được quyết định bởi hai điều: đảm bảo linh kiện đúng với giá cả phù hợp, bảo đảm tính bền vững của chuỗi cung ứng. Nhưng điều đó đòi hỏi việc điều hướng qua một danh sách phức tạp, bao gồm:
Trong khi kỹ sư không cần phải thành thạo những bước này, họ cần nhận ra làm thế nào công việc của bộ phận mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng của họ trong việc xây dựng và cung cấp sản phẩm tuyệt vời.
Thứ hai, giao tiếp không nhất quán và chủ yếu do các quản lý dự án quyết định. Nếu một PM kết nối với bộ phận mua sắm sớm, họ có cơ hội tốt hơn để làm việc cộng tác với các kỹ sư. Nếu không, những nhóm này vẫn tồn tại riêng biệt, chỉ kết nối khi các kỹ sư cần các bộ phận vào cuối quá trình thiết kế. Cách tiếp cận tự phát này tạo ra sự không đồng nhất, khiến giao tiếp trở nên phản ứng thay vì là một phần tích hợp của quá trình.
Thứ ba, có một khoảng trống dữ liệu. Các kỹ sư có thể tham khảo các trang web của nhà phân phối để chọn lựa bộ phận, nhưng những nguồn này hiếm khi cung cấp đầy đủ các yếu tố mà bộ phận mua sắm cần xem xét. Các kỹ sư thường đưa ra quyết định dựa trên một bộ dữ liệu hạn chế, bỏ lỡ các yếu tố quan trọng như khả năng cung cấp lâu dài, hiệu quả chi phí, và sự ổn định của nhà cung cấp. Điều này không chỉ dẫn đến các trở ngại không mong muốn mà còn hạn chế khả năng của họ trong việc đưa ra các lựa chọn thực sự thông tin.
Không phải mọi hệ thống không hoàn hảo đều cần được sửa chữa. Các kỹ sư và chuyên gia mua sắm có những ưu tiên khác nhau, và trong nhiều trường hợp, điều đó là tốt. Nhưng khi áp lực bên ngoài bắt đầu làm cho công việc của họ trở nên khó khăn hơn, sự không đồng nhất trở thành một vấn đề tốn kém.
Ngày nay, thị trường đang đưa ra những thách thức mới đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ hơn. Nếu không có một cách tiếp cận hợp tác hơn, cả hai nhóm sẽ đối mặt với sự ma sát ngày càng tăng.
Những áp lực bên ngoài này thay đổi tùy theo ngành và khu vực, nhưng hầu như mọi công ty đều sẽ phải đối mặt và vượt qua chúng trong những tháng và năm tới.
Thuế quan, lệnh trừng phạt, và hạn chế thương mại không phải là mới – nhưng chúng đang tăng lên nhanh chóng. Điều này làm tăng độ phức tạp trong việc tìm nguồn cung cấp các linh kiện được phê duyệt và đảm bảo tuân thủ với các quy định thay đổi.
Vào tháng 3 năm 2025, Tổng thống Trump đã áp đặt mức thuế 25% đối với hàng nhập khẩu từ Canada và Mexico, thuế 25% + thuế 10% đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, và thuế 25% đối với ô tô, bán dẫn, và dược phẩm.
Thêm vào đó, số lượng các thực thể bị trừng phạt không có dấu hiệu giảm xuống. Hiện tại có khoảng 15,000 thực thể bị trừng phạt dưới một hình thức nào đó bởi Hoa Kỳ. Chỉ riêng trong năm 2023, chính quyền Biden đã thêm 2,500 tổ chức vào Danh sách Quốc gia Đặc biệt (SDN), một danh sách tổng hợp các lệnh trừng phạt được duy trì bởi Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài (OFAC).
Ngoài ra, các thực thể liên tục được thêm vào danh sách Đạo luật Ngăn Chặn Lao Động Cưỡng Bức Uyghur (UFLPA). Danh sách UFLPA cấm các nhà nhập khẩu Mỹ làm ăn với các công ty bị cáo buộc thực hiện lao động cưỡng bức (cả trực tiếp và gián tiếp). Vào tháng 1 năm 2025, 37 thực thể đã được thêm vào danh sách, nâng tổng số lên 144. Một công ty gần đây được thêm vào, Zijin Mining Group, Ltd., được phát hiện có liên kết với một số thực thể cấp 1 trong ngành công nghiệp ô tô và hàng tiêu dùng điện tử.
Trong tình trạng biến động liên tục này, các chuyên gia mua hàng và công ty của họ đang gấp rút đảm bảo danh sách nhà cung cấp của họ không chứa các thực thể có thể dẫn đến việc sản phẩm bị tịch thu, công ty bị phạt, hoặc thương hiệu gặp hại về uy tín nghiêm trọng.
Để tránh điều này, kỹ sư và bộ phận mua hàng cần phải làm việc cùng nhau để xác định nhà cung cấp và các bộ phận đáp ứng những yêu cầu thay đổi liên tục này.
Dù có khả năng giảm quy định tại Mỹ, các thị trường lớn như Châu Âu tiếp tục thúc đẩy các quy định về bền vững mạnh mẽ. Một số quy định chính bao gồm:
Trong khi Gói Omnibus mới của EU có thể điều chỉnh một số thời hạn tuân thủ, xu hướng rõ ràng là: các quy định về môi trường nghiêm ngặt không biến mất. Các công ty cuối cùng sẽ cần phải tuân thủ, vì vậy việc lên kế hoạch trước là vô cùng quan trọng.
Các chuyên gia mua hàng hiện đối mặt với áp lực ngày càng tăng để đảm bảo tất cả linh kiện đều đáp ứng các yêu cầu tuân thủ. Sự hợp tác sớm với các kỹ sư và đội ngũ tuân thủ sẽ chứng minh là cần thiết để làm điều này và tránh những thiết kế lại tốn kém.
Mặc dù sự lỗi thời không xảy ra với tốc độ như trong đại dịch COVID, nó vẫn là một vấn đề dai dẳng. Một phân tích của Z2Data vào năm 2023 cho thấy:
Ngoài ra, sự thay đổi về địa chính trị và cập nhật quy định (ví dụ, như ba lần cập nhật của REACH đối với Danh sách các Chất cực kỳ quan trọng cần loại bỏ vào năm 2024) đang tăng tốc độ lỗi thời của linh kiện, thường khiến các kỹ sư phải quay trở lại bảng vẽ.
Thu mua có trách nhiệm đảm bảo mọi bộ phận đều tuân thủ các yêu cầu về tuân thủ, nhưng những quyết định đó bắt đầu từ các kỹ sư. Các linh kiện họ chọn lựa quyết định liệu một sản phẩm có thể thành công vượt qua các kiểm tra của bộ phận thu mua hay sẽ bị kẹt trong chu kỳ thiết kế lại.
Các kỹ sư có thể tranh luận rằng thời gian của họ được sử dụng tốt nhất cho việc thiết kế thay vì điều hướng các phức tạp về quy định. Nhưng, việc chọn các bộ phận không vượt qua được các bài kiểm tra "rào cản đỏ" của bộ phận thu mua dẫn đến lãng phí thời gian và sự chậm trễ.
Vậy, làm thế nào để các kỹ sư bảo vệ thời gian của mình và tránh việc phải làm lại tốn kém?
Đưa bộ phận thu mua vào sớm hơn.
Đưa bộ phận thu mua vào sớm hơn có vẻ như là một lời mời làm chậm quá trình sáng tạo. Ai muốn tuân thủ thêm các hạn chế trong quá trình phát triển sản phẩm?
Nhưng trên thực tế, sự hợp tác sớm làm cho quá trình phát triển sản phẩm trở nên thông suốt hơn, giảm thiểu sự chậm trễ, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí.
Dưới đây là ba lợi ích chính:
Khi việc mua sắm không được tham gia từ sớm, các kỹ sư dễ dàng bỏ qua các kiểm tra quan trọng về nguồn cung và tuân thủ. Việc đưa mua sắm vào sớm hơn không phải là để quản lý chi tiết công việc của kỹ sư - mà là để trao quyền cho họ với thông tin đúng đắn ngay từ đầu.
Thay vì phát hiện ra muộn trong quá trình rằng một linh kiện không có sẵn hoặc không đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ, kỹ sư có thể chủ động kiểm tra:
Bằng cách tích hợp chuyên môn của bộ phận mua sắm từ sớm, kỹ sư giảm bớt các chu kỳ thiết kế lại và đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn.
Việc để mua sắm ở bên ngoài quá trình thiết kế cho đến cuối cùng tạo ra những rủi ro không cần thiết. Nếu bộ phận mua sắm chỉ tham gia vào phút cuối, hai vấn đề lớn xuất hiện:
Sự tham gia sớm của bộ phận mua hàng giúp các nhóm có thêm thời gian để nhận diện và giải quyết những rủi ro này, ngăn chặn những gián đoạn tốn kém sau này.
Chờ đến những giai đoạn cuối cùng để giải quyết vấn đề mua hàng thường dẫn đến những giải pháp đắt đỏ. Sự hợp tác sớm giúp:
Sự hợp tác giữa kỹ thuật và mua hàng không phải là để hạn chế sự sáng tạo. Đó là về việc cho phép các nhóm xây dựng với một quy trình thông minh, hiệu quả hơn ngay từ đầu.
Để giải quyết những thách thức của sự tham gia muộn của bộ phận mua hàng, các nhóm phải thay đổi cách họ làm việc cùng nhau và áp dụng các chiến lược cải thiện việc chia sẻ dữ liệu, giao tiếp, và lựa chọn nhà cung cấp.
Dưới đây là ba cách chính để cải thiện sự hợp tác:
Trong khi các kỹ sư và bộ phận mua hàng tập trung vào các khía cạnh khác nhau của việc phát triển sản phẩm, việc có một nguồn dữ liệu chung đảm bảo sự minh bạch và phối hợp ngay từ đầu quá trình thiết kế.
Đưa bộ phận mua hàng vào quy trình sớm hơn không chỉ đòi hỏi công cụ—nó cần có sự giao tiếp có cấu trúc giữa các nhóm.
Ngoài việc chia sẻ dữ liệu và cải thiện giao tiếp, các công ty nên tối ưu hóa cách mà các kỹ sư lựa chọn linh kiện ngay từ đầu.
Việc hợp tác hiệu quả giữa các đội ngũ kỹ sư và mua hàng không còn chỉ là điều tốt đẹp mà thôi. Nó quan trọng cho sự thành công lâu dài. Với tốc độ mà chuỗi cung ứng toàn cầu - và những gián đoạn đe dọa chúng - tiếp tục phát triển, công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các đội ngũ giữ bước đồng điệu khi đối mặt với những thách thức mới.
Dưới đây là ba cách công nghệ có thể giúp:
Một trong những trở ngại lớn nhất trong việc hợp tác là thiếu thông tin chia sẻ. Các kỹ sư và chuyên gia mua hàng thường dựa vào các hệ thống khác nhau để theo dõi các bộ phận, nhà cung cấp và tuân thủ, dẫn đến dữ liệu bị phân mảnh và sự cố giao tiếp. Các giải pháp phát triển sản phẩm điện tử dựa trên đám mây như Altium 365 tích hợp với Z2Data giúp các đội ngũ truy cập thông tin quan trọng từ cùng một nguồn.
Trong kỷ nguyên mọi thứ thay đổi từng ngày, một cơ sở dữ liệu mà các nhóm có thể dựa vào phải được cập nhật theo thời gian thực. Việc dữ liệu mà các kỹ sư và chuyên gia mua hàng dựa vào được cập nhật liên tục theo những thay đổi của thị trường là vô giá.
AI chỉ mới bắt đầu đóng một vai trò quyết định trong chuỗi cung ứng. Một trong những cách tốt nhất mà nó có thể giúp bộ phận mua hàng ngay bây giờ, tuy nhiên, là bằng cách tổng hợp một loạt các điểm dữ liệu, bao gồm hiệu suất lịch sử, hồ sơ tuân thủ, ổn định tài chính, yếu tố địa chính trị và gián đoạn chuỗi cung ứng, để tạo ra điểm đánh giá rủi ro tích lũy cho các nhà cung cấp.
Những điểm số này cung cấp cho các đội mua hàng cái nhìn toàn diện về các rủi ro tiềm ẩn—cả ngắn hạn và dài hạn—khi làm việc với các nhà cung cấp cụ thể. Bằng cách phân tích những hiểu biết tổng hợp này, các đội mua hàng có thể đưa ra quyết định thông tin hơn về việc ưu tiên hoặc tránh những nhà cung cấp nào. Theo thời gian, những quyết định này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trước khi chúng ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng, cuối cùng tạo ra mối quan hệ nhà cung cấp đáng tin cậy, bền vững hơn.
Đã đến lúc các đội kỹ thuật và mua hàng nhìn thấy lợi ích chung từ việc hợp tác chặt chẽ hơn. Bằng cách áp dụng những công cụ phù hợp và thiết lập các quy trình đánh giá rõ ràng, kỹ lưỡng từ sớm, các đội có thể tối ưu hóa chu trình phát triển sản phẩm của mình. Cuối cùng, cách tiếp cận hợp tác, phụ thuộc lẫn nhau này sẽ mang lại cho cả hai đội điều họ mong muốn: một sản phẩm tuyệt vời được giao nhanh chóng đến thị trường đang mong đợi.
Truy cập dữ liệu chuỗi cung ứng toàn diện ngay trong môi trường thiết kế và phát triển của bạn. Bắt đầu sử dụng tích hợp Altium 365 và Z2Data ngay hôm nay.