Kỹ thuật Tiết kiệm Chi phí trong Quản lý BOM cho Chuyên gia Mua hàng

Khi nói đến ngành công nghiệp linh kiện điện tử, các công ty và các đội ngũ nội bộ cần phải tìm ra cách quản lý hiệu quả Bảng Liệt kê Vật liệu (BOM) của họ nếu họ muốn đạt được lợi nhuận và duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường cạnh tranh cao ngày nay. Cảm nhận này đặc biệt đúng với các chuyên gia mua hàng, với họ, quản lý BOM ảnh hưởng nặng nề đến nỗ lực tối ưu hóa chi phí và đảm bảo nguồn cung cấp linh kiện hiệu quả.

Hiểu về Cấu trúc và Dữ liệu BOM

BOM là danh sách toàn diện tất cả các linh kiện, bộ phận, và vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm; đây là tài liệu quan trọng cho việc mua hàng, lập kế hoạch sản xuất, và quản lý tồn kho. Để các công ty có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả thông qua quản lý BOM, họ phải hiểu các thành phần chính của một BOM và tầm quan trọng của độ chính xác và nhất quán của dữ liệu.

Thành phần Chính của một BOM

Một BOM điển hình bao gồm các yếu tố sau: 

• Mục: Các linh kiện hoặc bộ phận cấu thành sản phẩm.
• Số lượng: Số lượng cần thiết của mỗi mục cho một đơn vị sản phẩm.
• Thuộc tính: Thông tin bổ sung về mỗi mục, như số phần, mô tả, nhà cung cấp, và chi phí.

Tầm quan trọng của Độ chính xác và Nhất quán của Dữ liệu

Dữ liệu chính xác và nhất quán là cơ sở cho việc phân tích và tối ưu hóa chi phí hiệu quả. Lỗi hoặc sự không nhất quán trong BOM có thể dẫn đến:

• Tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng tồn kho: Số lượng không chính xác có thể dẫn đến hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, gây ra chi phí tăng lên và khả năng trì hoãn.
• Giá cả không chính xác: Dữ liệu chi phí không chính xác có thể dẫn đến việc trả quá nhiều cho các thành phần hoặc đánh giá thấp tổng chi phí của sản phẩm.
• Sự gián đoạn chuỗi cung ứng: Lỗi trong BOM có thể gây ra sự chậm trễ trong việc mua sắm và sản xuất, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và sự hài lòng của khách hàng.

Kỹ thuật Chuẩn hóa và Bình thường hóa Dữ liệu

Để đảm bảo độ chính xác và nhất quán của dữ liệu, việc áp dụng các kỹ thuật chuẩn hóa và bình thường hóa dữ liệu là cần thiết. Điều này bao gồm:

• Thiết lập một định dạng chuẩn: Định nghĩa một cấu trúc nhất quán cho dữ liệu BOM, bao gồm mã mặt hàng, mô tả và đơn vị đo lường.
• Thực hiện các quy tắc kiểm tra dữ liệu: Thiết lập các quy tắc để kiểm tra lỗi và sự không nhất quán trong dữ liệu, như các mặt hàng trùng lặp hoặc thông tin thiếu.
• Sử dụng công cụ làm sạch dữ liệu: Sử dụng các công cụ phần mềm để xác định và sửa chữa lỗi dữ liệu và sự không nhất quán.

Kỹ thuật Phân tích Chi phí

Sau khi cấu trúc và dữ liệu BOM được thiết lập, bước tiếp theo là tiến hành phân tích chi phí kỹ lưỡng để xác định các khu vực tiềm năng cho việc giảm chi phí. Có nhiều lựa chọn mà các công ty có thể tận dụng để đạt được mục tiêu này.

Phân Tích Phân Rã Chi Phí

Phân tích phân rã chi phí bao gồm việc chia nhỏ tổng chi phí của một sản phẩm thành các thành phần riêng lẻ và phân tích các yếu tố chi phí cho từng thành phần. Điều này giúp xác định các thành phần nào đóng góp nhiều nhất vào tổng chi phí và nơi nào nên tập trung nỗ lực giảm chi phí. 

Đánh Giá So Sánh

Đánh giá so sánh bao gồm việc so sánh chi phí của các thành phần hoặc bộ phận với tiêu chuẩn ngành hoặc đối thủ cạnh tranh, điều này có thể giúp các nhóm xác định các khu vực mà chi phí cao hơn mức trung bình và cung cấp cái nhìn sâu sắc về các phương pháp hay nhất cho việc giảm chi phí.

Kỹ Thuật Tối Ưu Giá Trị

Kỹ thuật tối ưu giá trị là một phương pháp hệ thống để phân tích giá trị do mỗi thành phần cung cấp và xác định các phương án thay thế có thể đạt được cùng một chức năng với chi phí thấp hơn. Kỹ thuật này có thể đặc biệt hiệu quả đối với các thành phần chiếm một vị trí lớn trong tổng chi phí của một thiết kế. 

Mô Hình Hóa Chi Phí

Mô hình chi phí là việc tạo ra các mô hình toán học dự đoán chi phí tương lai dựa trên nhiều yếu tố, như giá thành phần, tỷ giá hối đoái, và khối lượng sản xuất, để giúp xác định các rủi ro chi phí tiềm ẩn và phát triển các chiến lược để giảm thiểu chúng. 

Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO)

TCO là một phương pháp đánh giá chi phí dài hạn liên quan đến các thành phần, xem xét các yếu tố như:

• Chi phí bảo dưỡng: Chi phí sửa chữa hoặc thay thế các thành phần theo thời gian.
• Tiêu thụ năng lượng: Chi phí năng lượng liên quan đến hoạt động của thành phần.
• Chi phí xử lý: Chi phí liên quan đến việc loại bỏ thành phần khi kết thúc vòng đời hữu ích của nó.

Phân Tích Chi Phí Vòng Đời (LCCA)

LCCA phân tích tổng chi phí của một sản phẩm hoặc hệ thống trong suốt vòng đời của nó, từ thiết kế đến xử lý. Điều này có thể giúp các công ty xác định cơ hội để giảm chi phí ở các giai đoạn khác nhau của vòng đời sản phẩm.

Chiến Lược Tối Ưu Hóa

Sau khi phân tích chi phí hoàn tất, các chuyên gia mua hàng có thể thực hiện các chiến lược tối ưu hóa khác nhau để giảm chi phí, mỗi chiến lược tập trung vào việc tinh gọn quy trình, giảm lãng phí, và đàm phán các điều khoản thuận lợi với nhà cung cấp và đối tác. 

Chuẩn Hóa Thành Phần

Tiêu chuẩn hóa linh kiện bao gồm việc giảm thiểu sự đa dạng của các linh kiện được sử dụng trong một sản phẩm. Bằng cách tiêu chuẩn hóa, các công ty có thể: 

• Giảm chi phí mua hàng: Thường xuyên, đặt hàng số lượng lớn các linh kiện tiêu chuẩn hóa dẫn đến việc giảm giá và giảm chi phí giao dịch với nhà cung cấp.
• Quản lý hàng tồn kho đơn giản hóa: Ít linh kiện hơn để theo dõi và quản lý.
• Tăng cường hiệu quả chuỗi cung ứng: Các linh kiện tiêu chuẩn hóa có thể được tìm nguồn cung một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Tập trung nhà cung cấp

Tập trung nhà cung cấp bao gồm việc giảm số lượng nhà cung cấp được sử dụng cho một linh kiện hoặc vật liệu cụ thể. Điều này có thể dẫn đến:

• Tăng cường khả năng đàm phán: Lợi thế lớn hơn với ít nhà cung cấp có thể dẫn đến các điều khoản và giá cả tốt hơn.
• Quản lý nhà cung cấp đơn giản hóa: Ít mối quan hệ cần quản lý.
• Giảm rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng: Số lượng nhà cung cấp nhỏ hơn giảm rủi ro gián đoạn do sự cố hoặc trễ nãi của nhà cung cấp.

Chấp nhận Công nghệ

Như mọi khi, công nghệ đang tạo ra sự khác biệt trong tất cả các ngành và chức năng, và điều đó không khác biệt khi nói đến việc mua sắm và BOMs. Các công nghệ sau đây đang giúp cải thiện quy trình và giảm chi phí: 

Tối ưu hóa dựa trên AI

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể được sử dụng để:

• Phân tích lượng lớn dữ liệu để xác định các mẫu và xu hướng có thể chỉ ra cơ hội giảm chi phí;
• Chọn các thành phần có hiệu quả chi phí nhất dựa trên các yếu tố như giá cả, chất lượng và khả năng cung cấp; và
• Dự báo giá thành phần, sự gián đoạn chuỗi cung ứng và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chi phí.

Phân Tích Nâng Cao

Kỹ thuật phân tích nâng cao, như khai thác dữ liệu và phân tích dự đoán, có thể được sử dụng để:

• Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân cơ bản của sự tăng hoặc giảm chi phí;
• Xác định các điểm nghẽn và bất cập trong quy trình mua sắm và sản xuất; và
• Đánh giá dữ liệu về hiệu suất của nhà cung cấp để xác định cơ hội giảm chi phí và cải thiện sự hợp tác.

Công Nghệ Blockchain

Blockchain có thể được sử dụng để:

• Theo dõi các thành phần từ nguồn gốc đến khi giao hàng, tăng cường khả năng hiển thị và giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc thành phần giả mạo; và
• Cải thiện tính minh bạch và hiệu quả của chuỗi cung ứng, blockchain có thể giúp giảm chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho, kiểm soát chất lượng và logistics.

Quản Lý BOM Chiến Lược để Giảm Chi Phí

Quản lý BOM hiệu quả sẽ đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược phù hợp với các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc này. Bằng cách tập trung vào các lĩnh vực sau, các chuyên gia mua hàng có thể tối đa hóa tiết kiệm chi phí và cải thiện khả năng thành công lâu dài.

Phù hợp với Mục tiêu Kinh doanh

Quản lý BOM luôn phải phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể, bao gồm lợi nhuận, chất lượng và bền vững. Điều này không tránh khỏi nghĩa là nỗ lực tiết kiệm chi phí không nên làm ảnh hưởng đến chất lượng hoặc hiệu suất của sản phẩm—mặc dù nhiều công ty không đạt được mục tiêu này—và nên được đánh giá trong bối cảnh của chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn. 

Đánh giá và Giảm thiểu Rủi ro

Việc xác định và giảm thiểu các rủi ro chi phí tiềm ẩn cũng quan trọng như quản lý BOM thành công. Điều này có thể bao gồm: 

• Đánh giá rủi ro của việc gián đoạn chuỗi cung ứng do các yếu tố như thiên tai, căng thẳng và bất ổn chính trị, hoặc sự cố của nhà cung cấp;
• Xác định các linh kiện có thể trở nên lỗi thời và phát triển chiến lược để giảm thiểu rủi ro về chi phí tăng cao hoặc thiếu hụt nguồn cung; và
• Theo dõi xu hướng thị trường và đưa ra các chiến lược để quản lý biến động giá trong những thời điểm cần thiết.

Cải tiến Liên tục

Các công ty có văn hóa cải tiến liên tục thường xử lý quản lý BOM một cách chính xác; việc đánh giá và tinh chỉnh quy trình thường xuyên để nhận diện cơ hội tiết kiệm chi phí mới và đối phó với các thách thức nổi lên mang lại một mức độ chủ động không phải doanh nghiệp nào cũng có. Nếu bạn, với tư cách là một chuyên gia mua hàng, có thể áp dụng một cách tiếp cận chiến lược với các yếu tố được liệt kê ở trên, bạn sẽ thấy quản lý BOM trở thành một công cụ giá trị trong kho vũ khí của mình chống lại việc tăng chi phí và sự thành công và bền vững tổng thể của doanh nghiệp.

Mối Quan Hệ Đối Tác Chiến Lược

Tương tự, các đội ngũ mua hàng phải xây dựng mối quan hệ đối tác vững chắc với nhà cung cấp nếu họ muốn đạt được quy trình hiệu quả về chi phí. Mối quan hệ hợp tác nổi bật ở đây, với việc giám sát và quản lý hiệu suất nhà cung cấp thành công và đầu tư tích cực vào sự phát triển của họ mở ra cánh cửa cho các điều khoản thuận lợi, giảm chi phí và nguồn cung cấp linh kiện đáng tin cậy. 

Quan Hệ Đối Tác Hợp Tác

Xây dựng quan hệ đối tác hợp tác với nhà cung cấp bao gồm: 

• Việc thiết lập các kênh giao tiếp mở và minh bạch với các nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, thảo luận về thách thức và xác định cơ hội cho lợi ích chung;
• Sự phối hợp mục tiêu của nhà cung cấp với mục tiêu của công ty để đảm bảo rằng cả hai bên đều hướng tới cùng một kết quả; và
• Hợp tác với các nhà cung cấp trong các sáng kiến đổi mới để phát triển sản phẩm mới hoặc quy trình mới có thể giảm chi phí hoặc cải thiện chất lượng—lý tưởng nhất là cả hai. 

Khi nói đến quản lý hiệu suất nhà cung cấp, hãy nhớ đánh giá định kỳ hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các chỉ số chính như chi phí, chất lượng, giao hàng và dịch vụ. Điều này có thể dựa trên dữ liệu nhưng cũng nên bao gồm các cuộc kiểm toán tại chỗ định kỳ để đảm bảo rằng các đối tác đang thực hiện nhiệm vụ của mình phù hợp với tiêu chuẩn của công ty—và quan trọng là, tiêu chuẩn ESG. 

Khi nhà cung cấp không đáp ứng kỳ vọng, hãy xem xét đầu tư vào các chương trình phát triển để giúp họ cải thiện khả năng và giảm chi phí. Điều này có thể bao gồm:

• Cung cấp cơ hội đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng và kiến thức của lực lượng lao động nhà cung cấp;
• Hỗ trợ họ trong việc áp dụng các nguyên tắc sản xuất tinh gọn để cải thiện hiệu quả và giảm chi phí hoạt động; và 
• Hỗ trợ họ trong việc thực hiện các sáng kiến cải thiện chất lượng để giảm lỗi và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Tầm quan trọng của Việc Quản lý và Tối ưu hóa BOM Liên tục

Trong hành trình này có thể chứng minh là khó khăn, điều quan trọng là không được quên rằng quản lý BOM cần sự chú ý liên tục và tối ưu hóa. Các đội mua hàng nên thường xuyên xem xét và tinh chỉnh các phương pháp của họ để xác định cơ hội tiết kiệm chi phí mới và tạo điều kiện cạnh tranh trong thiết kế sản phẩm. 

Nếu bạn đang tìm kiếm nguồn lực và công cụ để hỗ trợ các chuyên gia mua hàng của bạn trong nỗ lực tối ưu hóa quản lý BOM trong công ty của bạn, xem xét việc tìm hiểu Altium 365—một bộ ứng dụng toàn diện cung cấp một loạt các tính năng để hỗ trợ quản lý BOM hiệu quả và hiệu suất cao. Với Altium 365, các đội của bạn có thể: 

• Tạo và quản lý BOM chính xác và nhất quán;
• Thực hiện phân tích chi phí nâng cao;
• Tối ưu hóa lựa chọn linh kiện; và
• Phối hợp với các đội thiết kế. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về khả năng quản lý BOM của Altium 365, truy cập trang năng lực chuyên biệt.