Cách Chọn Công Cụ Quản Lý Yêu Cầu Tốt Nhất cho Việc Phát Triển Điện Tử

Bảng tính, email và tài liệu Word vẫn là công cụ quản lý yêu cầu được nhiều nhóm phát triển điện tử ưa chuộng. Chúng quen thuộc, linh hoạt và dễ sử dụng. Nhưng, khi dự án trở nên phức tạp hơn, quản lý yêu cầu một cách ad hoc trở thành một rủi ro.

Tài liệu bị phân mảnh, bị khóa trong email và các chuỗi Slack, dẫn đến sự hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác. Yêu cầu thay đổi, nhưng các kỹ sư hạ lưu không phải lúc nào cũng theo kịp. Khi có sự thay đổi, không có cách dễ dàng nào để truy vết ảnh hưởng của chúng hoặc xác định liệu chúng đã được xác minh đầy đủ hay không.

Kết quả là sự chậm trễ của dự án, việc làm lại bảng mạch và những rắc rối về tuân thủ. Đến 50% công việc làm lại có thể được quy cho lỗi yêu cầu, và 70% dự án thất bại là do yêu cầu kém. Giải pháp không chỉ là tài liệu tốt hơn, mà còn là hệ thống và công cụ tốt hơn để xử lý yêu cầu phần cứng. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi qua cách đánh giá công cụ quản lý yêu cầu cho phát triển điện tử, những điều cần tránh và những tính năng quan trọng nhất cho các nhóm thiết kế điện tử hiện đại, hợp tác. 

Tại sao Hầu Hết Các Quy Trình Quản Lý Yêu Cầu Không Đạt Yêu Cầu

Bề ngoài, bảng tính hoặc bảng Kanban có vẻ như là một cách tiếp cận hợp lý đối với quản lý yêu cầu. Chúng được thiết kế để thu thập và hiển thị thông tin một cách lôgic, có tổ chức. Dữ liệu có thể được phân loại, lọc và cấu trúc. Những công cụ này là chung chung và linh hoạt đủ để được tái hình thành để đáp ứng nhu cầu của các dự án khác nhau. 

Nhưng bản chất chung chung, cấp cao của các công cụ không chuyên là một phần của vấn đề. Chúng không được thiết kế để xử lý sự phức tạp của việc phát triển điện tử hiện đại, và chúng thiếu các tính năng mà kỹ sư và kiến trúc sư hệ thống cần để theo dõi hàng trăm hoặc hàng nghìn yêu cầu khi chúng phát triển cùng với các lần lặp thiết kế.

Thách thức lớn nhất là khả năng hiển thị. Khi yêu cầu được phân tán qua các công cụ quản lý công việc, ổ đĩa chia sẻ, wiki nội bộ và chuỗi trò chuyện, không có cách nào để biết liệu chúng có phản ánh những thay đổi mới nhất hay các trường hợp kiểm tra vẫn còn phủ sóng yêu cầu đã được chỉnh sửa. Các kỹ sư mất hàng giờ để kiểm tra lại và tham chiếu chéo. Hoặc họ giả định rằng không có gì thay đổi, điều đó còn tệ hơn.

Vấn đề thứ hai là khả năng truy vết. Không có các công cụ quản lý yêu cầu chuyên biệt, việc liên kết yêu cầu với các yếu tố thiết kế và các bước xác minh trở nên khó khăn. Khi dự án tiến đến kết luận hoặc kiểm toán, các nhóm lao vào việc tái tạo lý do và nơi quyết định được đưa ra, liệu chúng đã được kiểm tra hay chưa, và liệu các bài kiểm tra có còn liên quan đến trạng thái hiện tại của thiết kế hay không. 

Cuối cùng, các phương pháp này không thể mở rộng. Gánh nặng tăng lên theo cấp số nhân khi các nhóm phát triển và thực hiện các dự án đồng thời. Kết quả của việc quản lý các yêu cầu không liên kết ở quy mô lớn là nhiều công việc hơn, nhiều công việc sửa chữa hơn và nhiều tiền bị lãng phí hơn. 

Những Gì Không Nên Chọn: Các Sai Lầm Thường Gặp Trong Công Cụ Quản Lý Yêu Cầu

Không phải mọi công cụ được quảng cáo cho quản lý yêu cầu đều phù hợp với việc phát triển phần cứng. Nhiều công cụ thất bại theo những cách tinh tế nhưng vẫn có hậu quả đối với quy trình làm việc thiết kế điện tử, đặc biệt nếu các nhóm giả định rằng bất kỳ hệ thống có cấu trúc nào cũng tốt hơn quản lý yêu cầu tự phát. 

Hãy khám phá một số “tính năng” bạn nên tránh khi chọn giải pháp cho nhóm của mình. 

Không Có Tính Năng Truy Vết Yêu Cầu

Một số công cụ xem xét các yêu cầu như danh sách kiểm tra tĩnh. Chúng thiếu khả năng liên kết các yêu cầu với nhau và với sơ đồ, trường hợp kiểm tra, hoặc các sản phẩm thiết kế. Chúng có thể hữu ích để thu thập yêu cầu, nhưng một khi việc đó hoàn tất, bạn chỉ còn lại dữ liệu có cấu trúc mà không có ngữ cảnh thực sự quan trọng. 

Quản Lý Nhiệm Vụ Chung

Các nền tảng quản lý dự án được xây dựng cho phần mềm thường tự quảng cáo mình là giải pháp quản lý yêu cầu (RM). Nhưng việc gán một yêu cầu như một vé không hiệu quả trong việc hỗ trợ kế hoạch xác minh, kiểm soát vòng đời, hoặc tích hợp ECAD. Dữ liệu yêu cầu sẽ được thu thập và có sẵn để xem xét, nhưng bạn sẽ phải thực thi kỷ luật quy trình bên ngoài công cụ. 

Nền Tảng RM Cũ Kỹ Quá Mức

Một số công cụ RM doanh nghiệp được đóng gói với một số lượng lớn tính năng nhưng thiếu tính dễ sử dụng, linh hoạt, và tốc độ cần thiết cho các dự án phát triển điện tử hiện đại. Trong tay người phù hợp, đây là những công cụ xuất sắc, nhưng chúng thường yêu cầu các quản trị viên chuyên dụng, viết kịch bản tùy chỉnh, và nhiều tháng đào tạo để đưa các nhóm lên tốc độ. Chúng không phù hợp với các nhóm kỹ sư đang cố gắng di chuyển nhanh.

Hệ Thống Riêng Biệt hoặc Chỉ Dùng Tại Chỗ

Công cụ chỉ lưu trữ dữ liệu trên ổ đĩa chia sẻ hoặc mạng nội bộ không thể hỗ trợ nhu cầu hợp tác hiện đại. Không có quyền truy cập đám mây và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, các đội ngũ phân tán gặp khó khăn trong việc bảo vệ tài sản trí tuệ trong khi chia sẻ kiến thức một cách hiệu quả và duy trì sự đồng nhất. 

Quy Trình Quản Lý Yêu Cầu Lý Tưởng

Quản lý yêu cầu trong phát triển điện tử không chỉ là việc ghi chép lại những gì sản phẩm nên làm. Đó là việc xây dựng một sự hiểu biết chung tồn tại xuyên suốt quá trình thiết kế, kiểm tra và giao hàng. Quy trình lý tưởng được cấu trúc, có thể truy vết và hợp tác ngay từ đầu.

Ghi lại và Phân Tách Yêu Cầu

Bắt đầu bằng cách chuyển đổi các mục tiêu cấp cao thành các yêu cầu rõ ràng, có cấu trúc. Phân tách nhu cầu cấp hệ thống thành các yêu cầu cụ thể về điện, cơ khí hoặc phần mềm. Sự rõ ràng ở giai đoạn này là cần thiết: các yêu cầu mơ hồ hoặc không đầy đủ sẽ gây ra sự không đồng nhất và công việc làm lại sau này. 

Liên Kết Yêu Cầu với Các Sản Phẩm Thiết Kế

Yêu cầu nên được liên kết chặt chẽ với các thiết kế PCB và sơ đồ mạch thực hiện chúng. Việc liên kết đảm bảo rằng các kỹ sư hiểu được bối cảnh của những gì họ đang xây dựng và rằng người xem xét có thể xác nhận rằng mỗi yêu cầu được giải quyết. 

Lên Kế Hoạch Kiểm Tra Sớm và Thường Xuyên

Việc xác minh không phải là một nghi thức được thêm vào ở cuối dự án. Nó bắt đầu với việc xác định cách mỗi yêu cầu sẽ được kiểm tra trước khi thiết kế bắt đầu. Trong suốt quá trình phát triển, các nhóm cần phải thường xuyên xác minh rằng các yêu cầu vẫn được đáp ứng khi thiết kế phát triển. Việc lập kế hoạch xác minh sớm cũng giúp tăng tốc độ hoàn thành tài liệu và sẵn sàng cho kiểm toán sau này.

Duy Trì Tính Truy Vết Theo Thời Gian

Yêu cầu hiếm khi ở yên một chỗ. Khi khách hàng sửa đổi thông số kỹ thuật và ưu tiên nội bộ thay đổi, các nhóm phải có khả năng đánh giá tác động của sự thay đổi một cách nhanh chóng và tự tin. Một quy trình làm việc hiệu quả giữ mỗi phiên bản yêu cầu được liên kết với các tài sản hạ lưu, để bạn có thể trả lời các câu hỏi như: “Cái gì đã thay đổi?” “Điều này ảnh hưởng như thế nào?” và “Nó đã được xác minh lại chưa?”

Giao Tiếp và Hợp Tác Giữa Các Nhóm

Quản lý yêu cầu vốn dĩ là một công việc liên ngành. Các kiến trúc sư hệ thống, kỹ sư điện, trưởng nhóm QA, và thậm chí là các chuyên gia mua hàng cần có cái nhìn chung về những gì đang được xây dựng và lý do tại sao. Một công cụ quản lý yêu cầu hiện đại như Altium 365 Requirements & System Portal hỗ trợ sự hợp tác bằng cách làm cho các yêu cầu có thể truy cập, bình luận và xem xét trong suốt chu kỳ phát triển.

Các Tính Năng Chính Cần Tìm Kiếm trong Phần Mềm Quản Lý Yêu Cầu

Phần mềm quản lý yêu cầu của bạn nên phù hợp với thực tế của thiết kế phần cứng hiện đại: lặp lại nhanh chóng, phụ thuộc phức tạp và sự hợp tác thiết kế chéo chức năng. 

Dưới đây là năm khả năng không thể thương lượng khi tìm kiếm. 

Tính Khả Truy Vết Yêu Cầu Theo Thời Gian Thực

Khả truy vết không chỉ là về tài liệu. Đó là về kiểm soát. Phần mềm của bạn nên cho phép bạn theo dõi từng yêu cầu xuyên suốt vòng đời của nó, từ nhu cầu cấp cao đến việc triển khai và xác minh. Hãy tìm kiếm các hệ thống cập nhật trạng thái khả truy vết khi yêu cầu phát triển, các yếu tố thiết kế được cập nhật và kết quả kiểm tra được ghi lại. Yêu cầu chính xác ở mọi giai đoạn của vòng đời thiết kế loại bỏ sự đoán mò trong quá trình xem xét thiết kế và thay đổi ở giai đoạn muộn. 

Hợp Tác Dựa Trên Đám Mây

Đội ngũ phần cứng hiện đại hiếm khi được đặt tại cùng một địa điểm. Một công cụ RM bản địa đám mây đảm bảo rằng mọi người—từ kỹ sư và kiến trúc sư hệ thống đến QA và thu mua—có thể làm việc từ cùng một nguồn cập nhật. Các tính năng như truy cập dựa trên trình duyệt, bình luận theo thời gian thực và quyền dựa trên vai trò cho phép xem xét nhanh chóng và sự phối hợp tốt hơn giữa các đội.

Phân Tách Yêu Cầu Hỗ Trợ Bởi AI

AI không phải là thay thế kỹ sư, mà là giúp họ thoát khỏi công việc lặp đi lặp lại. Các công cụ tốt nhất sử dụng AI để giúp phân tích các yêu cầu mơ hồ hoặc cấp cao thành các yêu cầu rõ ràng, có cấu trúc. Sự hỗ trợ của AI tăng tốc các giai đoạn đầu của dự án, đảm bảo bạn thu thập yêu cầu một cách có hệ thống, và giảm thiểu sự điều chỉnh qua lại với các bên liên quan.

Tích hợp ECAD Đơn giản

Các công cụ chung thường bỏ qua những đặc thù của thiết kế điện tử. Một công cụ quản lý yêu cầu nên được tích hợp trực tiếp với môi trường ECAD của bạn, cho phép bạn xem, liên kết và xác minh yêu cầu ngay trong quy trình thiết kế của mình. Điều này tránh việc chuyển đổi ngữ cảnh và làm cho quản lý yêu cầu trở thành một phần không thể tách rời của quy trình thiết kế.

Kho Yêu Cầu Tập Trung

Các kho dữ liệu riêng lẻ làm giảm hiệu quả. Một hệ thống quản lý yêu cầu tập trung, theo dõi phiên bản đảm bảo rằng mọi bên liên quan có thể truy cập cùng một bộ yêu cầu, với toàn bộ lịch sử thay đổi và quyết định. Cho dù bạn đang chuyển giao cho bộ phận sản xuất, cập nhật tài liệu, hay đào tạo thành viên mới, tất cả thông tin bạn cần đều ở một nơi.

Tối ưu Hóa Quản Lý Yêu Cầu Phần Cứng với Altium 365 Requirements & Systems Portal

Altium 365 giúp đơn giản hóa quản lý yêu cầu cho các đội ngũ điện tử bằng cách giữ cho dữ liệu thiết kế, thông số kỹ thuật và nỗ lực xác minh luôn được kết nối. 

• Theo dõi và truy vết từng yêu cầu xuyên suốt vòng đời dự án
• Tận dụng yêu cầu tham số để xác minh liên tục
• Sử dụng phân loại hỗ trợ bởi AI để tăng tốc định nghĩa yêu cầu ở giai đoạn đầu
• Tích hợp RM với ECAD để có sẵn trong ngữ cảnh và giảm thiểu sự ngắt kết nối
• Xem lịch sử thay đổi yêu cầu và so sánh chúng qua các phiên bản

Bạn sẽ mất ít thời gian hơn để theo đuổi các cập nhật và có nhiều thời gian hơn để đẩy nhanh dự án với sự tự tin rằng không có điều quan trọng nào bị bỏ lỡ. Bắt đầu với Cổng Yêu cầu & Hệ thống ngay hôm nay.