Najlepsze praktyki zarządzania projektem elektronicznym [Część 1]

Zarządzanie projektami projektowania sprzętu, które skutkują opracowaniem fizycznego produktu, nie jest łatwym zadaniem ze względu na szeroki zakres działań inżynieryjnych takich jak testowanie, debugowanie i uruchamianie produkcji masowej.

Głównym źródłem trudności jest zakres projektów sprzętowych, które zazwyczaj wymagają koordynacji wielu procesów i osób o różnorodnych kompetencjach. Poziom wymaganej wiedzy specjalistycznej zależy od złożoności projektu (jak również od alokacji zasobów takich jak sprzęt i laboratorium testowe, dostęp do usług produkcji i montażu PCBA, czy certyfikacji). W tym kontekście kluczowe jest świadome zarządzanie czasem i kosztami związanymi z projektami HW, które zasadniczo różnią się od rozwoju oprogramowania. Na przykład, montaż PCB może trwać kilka tygodni, a wszelkie wady projektowe odkryte w partiach prototypowych mogą być kosztowne i czasochłonne w naprawie. Działania korygujące wymagają znacznego wysiłku, i w wielu przypadkach błędy sprzętowe są adresowane poprzez dostosowania oprogramowania, jako że są one łatwiejsze i szybsze do wdrożenia.

Jak poradzić sobie z codziennymi wyzwaniami związanymi z projektowaniem elektroniki? Co powinieneś dodać do swojego "narzędziownika", aby być bardziej efektywnym w zarządzaniu projektami elektronicznymi? Ten blog został podzielony na dwie części, aby odpowiedzieć na te pytania dogłębnie. W pierwszej części omówimy trzy kluczowe punkty, które pomogą Ci zacząć. Bądź na bieżąco, aby sprawdzić drugą część i odkryć pozostałe wnioski, które dopełnią obraz.

1. Komunikacja zespołowa

Skuteczna komunikacja zespołowa może być wyzwaniem. Wymaga czasu, jasności i precyzji w formułowaniu pytań lub próśb. Jeśli Twoja komunikacja jest niejasna, ryzykujesz, że nie otrzymasz odpowiedniej odpowiedzi. Więc, jak powinieneś podejść do komunikacji w sposób, który przyniesie korzyści Twojemu zespołowi i projektowi? 

Wybierz odpowiednią metodę komunikacji

Po pierwsze, wybierz metodę komunikacji dostosowaną do Twoich potrzeb. Oto kilka przykładów:

• Sesje burzy mózgów: Analizuj zakres nowych projektów poprzez burzę mózgów, a nie czatowanie online.
• Dokumentowanie kluczowych punktów: Główne decyzje i wnioski powinny być zapisane w dokumentacji dla jasności i przyszłego odniesienia.
• Spotkania online: Nagrywaj i udostępniaj spotkania online członkom zespołu wraz z odpowiednią dokumentacją.
• Spotkania twarzą w twarz: Drobne aktywności, w których uczestniczą dwaj lub trzej inżynierowie, mogą być załatwiane osobiście lub za pośrednictwem e-maila.

Przygotuj się na spotkania synchronizacyjne

Komunikacja związana z synchronizacją zespołu powinna przyjmować formę regularnych spotkań, np. dwa razy w tygodniu. Z mojego doświadczenia wynika, że zespół 6–8 inżynierów elektroników może pozostać zsynchronizowany podczas 30-minutowej sesji, korzystając z metodyki Kanban, co zapewnia płynny postęp projektu. Wymaga to jednak doświadczonego kierownika projektu, który zna się zarówno na metodologiach zarządzania, jak i na rozwoju sprzętu.

Przed każdym dwutygodniowym spotkaniem każdy inżynier elektronik powinien przygotować odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie zadania ukończyłem od ostatniego spotkania synchronizacyjnego?
• Nad czym obecnie pracuję?
• Czy są jakieś potencjalne przeszkody? Jeśli tak, jak można je złagodzić?
• Czy potrzebuję narzędzi lub wsparcia od zespołu?

Dodatkowo:

• Aktualizuj tablicę aktywności: Platforma online najlepiej sprawdza się do organizowania działań.
• Zachowaj skupienie komunikacji podczas spotkania: Unikaj dyskutowania o zadaniach, które nie zostały Ci przydzielone; zostaw te dyskusje na dedykowaną sesję po spotkaniu.

Unikaj nadmiernej komunikacji

Nadmierne lub źle zarządzane komunikowanie może wyczerpywać energię zespołu. Długie spotkania (np. 2 godziny lub więcej) często zabijają produktywność na resztę dnia! Oto kilka moich wskazówek dotyczących efektywnych spotkań:

• Zachowaj krótkość: Ogranicz dyskusje do 20–30 minut, dzieląc problemy na mniejsze, zarządzalne części.
• Bądź przygotowany: Jasny porządek obrad jest kluczowy dla produktywnego spotkania.
• Zapraszaj tylko kluczowych członków zespołu: Unikaj przepełniania spotkania niepotrzebnymi uczestnikami.
• Zadawaj bezpośrednie pytania: Wymagaj jasnych odpowiedzi i decyzji. Jeśli temat wypada poza zakres spotkania, zajmij się nim później.
• Podsumuj i udostępnij: Podaj krótkie podsumowanie spotkania i udostępnij je swojemu menedżerowi oraz członkom zespołu.

2. Dokumentacja

Jasna i dostępna dokumentacja jest niezbędna dla płynnej pracy zespołu. Przechowywanie schematów i PCB, które opracowałeś wyłącznie na swoim komputerze osobistym, nie jest praktyczne ani efektywne. Rozważ wyzwania, jakie to stwarza:

• Udostępnianie plików: Jak będziesz udostępniać pliki projektowe? Przez e-mail czy czat zespołowy?
• Zarządzanie prośbami: Jak będziesz radzić sobie z częstymi prośbami od członków zespołu o najnowsze wersje?
• Aktualizacja zmian: Kto zaktualizuje zakres projektu, gdy zmiany nastąpią, jeśli pliki projektowe są przechowywane na lokalnych dyskach lub jako wydrukowane kopie sprzętu?

Przechowywanie kompletnych dokumentacji projektowych online zapewnia jedno, dostępne źródło prawdy. Członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do plików w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca, pod warunkiem, że są przypisani do projektu. Dzięki temu rozwiązaniu umożliwiasz kontrolę wersji. Zmiany w schematach i PCB są rejestrowane, tworząc jasną historię rewizji i łatwy dostęp do poprzednich wersji. Takie praktyki są bardziej odporne na błędy, utratę danych i przestarzałe informacje, co pozwala oszczędzać czas i pieniądze podczas rozwoju produktu. 

Zarządzanie dokumentacją online umożliwia również współpracę w czasie rzeczywistym, która może obejmować wspólne projektowanie schematów i PCB, jak również dokumentów tekstowych. Wyobraź sobie sytuację, gdy możesz udostępnić swój projekt innemu inżynierowi elektronikowi, i oboje możecie projektować schematy lub trasować różne części PCB. Jest to szczególnie przydatne w dużych projektach, które wymagają szerokiego spektrum umiejętności HW. Na przykład, grupa trzech inżynierów elektroników może pracować jednocześnie nad różnymi częściami projektu. Na przykład, jeden inżynier może skupić się na zasilaniu, inny na implementacji FPGA, a trzeci na przetwarzaniu analogowym. Narzędzia do współpracy w czasie rzeczywistym umożliwiają członkom zespołu wspólną pracę synchronicznie, niezależnie od ich lokalizacji. Funkcje takie jak żywe komentarze do plików CAD czy natychmiastowe powiadomienia o aktualizacjach zadań poprawiają spójność zespołu i jakość projektu.

3. Transformacja cyfrowa

Punkt powyżej przedstawia działania, które mieszczą się w ramach transformacji cyfrowej—ramy zasad i narzędzi umożliwiających efektywną inżynierię sprzętową, szczególnie dla zespołów sprzętowych o charakterze interdyscyplinarnym, znajdujących się na całym świecie. Do tych działań należą na przykład kontrola wersji dla PCB, SCH i dokumentacji; śledzenie kamieni milowych projektu; przydzielanie zadań i śledzenie postępów; analiza kosztów i czasu projektu; oraz planowanie i przewidywanie potencjalnych przeszkód. Procesy te rozwijają się w dobrze zarządzanym, zintegrowanym środowisku—zazwyczaj opartym na chmurze—które minimalizuje nadmiar komunikacji i zwiększa produktywność poprzez współpracę w czasie rzeczywistym. 

Na przykład, gdy wymagana jest walidacja projektu sprzętowego i mechanicznego, spotkanie online jest idealnym rozwiązaniem. Kluczowe funkcje, takie jak udostępnianie ekranu i nagrywanie spotkań, pomagają usprawnić planowanie działań na później. Jednolita platforma dla projektów HW dodatkowo ułatwia wzajemne sprawdzanie, centralizując wszystkie narzędzia i funkcjonalności w jednym miejscu pracy, specjalnie dostosowanym do potrzeb projektowania sprzętu.

Podsumowanie

Pracuj mądrze, nie ciężko—zmniejsz marnowanie czasu i szukaj synergii w swoim środowisku pracy. Praca mądra wiąże się z utrzymaniem dobrze zorganizowanego i zwinne środowiska projektowego. Zapewnij łatwy dostęp do niezbędnych narzędzi, dokumentacji i bazy wiedzy, jednocześnie promując przejrzystość w działaniach zespołu.

Skup się na jasnej, prostej i efektywnej komunikacji dostosowanej do potrzeb projektu. Zarządzaj swoim czasem i zadaniami w ramach jasno określonego harmonogramu projektu, który jest łatwo dostępny na platformach online. Regularnie udostępniaj aktualizacje na temat swoich postępów podczas spotkań zespołowych.

I co najważniejsze, ciesz się procesem projektowania sprzętu i bądź proaktywny w optymalizacji swojego środowiska pracy!

Zainteresowany więcej wskazówkami dotyczącymi zarządzania projektami elektronicznymi? Czekaj na kolejną część!