6 wyzwań w zarządzaniu projektami inżynieryjnymi i ich rozwiązania

Zespoły projektowe w dziedzinie elektroniki są pod większą presją niż kiedykolwiek, aby dostarczać skomplikowane produkty w przyspieszonych terminach. Jednak według badania przeprowadzonego na zlecenie Altium przez Forrester, nieefektywne narzędzia i procesy zarządzania projektami marnują średnio 159 godzin rocznie na projektanta*. To prawie miesiąc produktywnego czasu straconego na nieefektywności w zarządzaniu projektami.

Profesjonaliści zajmujący się zarządzaniem projektami inżynieryjnymi stają przed pozornie niemożliwym zadaniem: koordynacją wielu zespołów z dziedzin elektrycznych, mechanicznych i zaopatrzeniowych, jednocześnie żonglując niepowiązanymi narzędziami i systemami, które nie są zaprojektowane dla nowoczesnego rozwoju elektroniki. Rezultatem są opóźnione projekty, sfrustrowane zespoły i zwiększone koszty.

Dobra wiadomość jest taka, że firmy projektujące elektronikę z przyszłościowym podejściem mogą przekształcić swoje podejście do zarządzania projektami, rozwiązując sześć kluczowych wyzwań, które hamują zespoły. W tym artykule badamy wyzwania i rozwiązania w zarządzaniu projektami inżynieryjnymi: od przełamywania barier informacyjnych po eliminowanie zbędnego wprowadzania danych.

#1: Widoczność projektu: Latanie na ślepo bez informacji o rzeczywistym postępie projektu

Osiągnięcie dokładnego widoku postępu projektu może wydawać się jak próba ułożenia puzzli z brakującymi elementami. Tradycyjne podejścia do zarządzania projektami inżynierskimi zmuszają menedżerów do przerywania pracy inżynierów w celu uzyskania aktualizacji statusu lub podejmowania kluczowych decyzji na podstawie przestarzałych informacji. Zespoły inżynierskie spędzają godziny każdego tygodnia tylko na raportowaniu i dokumentowaniu postępu projektu. Ciągła potrzeba ręcznych aktualizacji zakłóca pracę inżynierów i również tworzy opóźnienia w identyfikacji i adresowaniu potencjalnych problemów.

Rozwiązanie: Śledzenie Postępu Projektu w Czasie Rzeczywistym

Synchronizacja w czasie rzeczywistym między pracą projektową a systemami zarządzania projektem rozwiązuje problem widoczności. Ale wymiana danych to nie cała historia. Narzędzia projektowe i systemy zarządzania projektem muszą być przemyślanie zintegrowane, aby zapewnić doświadczenie użytkownika wspierające zarówno procesy inżynierskie, jak i zarządzania projektem. 

Integracja Altium 365 z Jira umożliwia dwukierunkową synchronizację zadań, jednocześnie zachowując preferowany sposób pracy zespołów. Inżynierowie mogą tworzyć i aktualizować zadania bezpośrednio w swoim środowisku projektowym, nie zmieniając kontekstu. Gdy inżynierowie zauważą problem w układzie PCB, mogą natychmiastowo utworzyć zgłoszenie Jira z Altium Designer z linkami do odpowiednich elementów projektu. Menedżerowie projektów kontynuują pracę w swoim znajomym interfejsie Jira, z automatycznie przepływającymi aktualizacjami i komentarzami projektu przez Altium 365.

#2: Przeciążenie narzędzi: Kiedy rozwiązania tworzą więcej problemów

Starania o poprawę zarządzania projektami inżynieryjnymi często prowadzą do przyjmowania coraz większej liczby specjalistycznych narzędzi. Każde z nich obiecuje rozwiązanie konkretnego problemu: jeden system do zarządzania zadaniami, inny do przeglądów projektów, oddzielne narzędzia do dokumentacji i jeszcze inne do komunikacji zespołowej. Jednakże rozprzestrzenianie się narzędzi często tworzy więcej problemów niż rozwiązuje.

Inżynierowie muszą ciągle przełączać się między aplikacjami, co prowadzi do utraty kontekstu i zmniejszenia produktywności. Menedżerowie projektów inżynieryjnych znajdują się w roli ludzkiego oprogramowania pośredniczącego. Spędzają czas na kopiowaniu danych między systemami i utrzymaniu wielu harmonogramów projektów.

Rozwiązanie: Zintegrowany przepływ pracy

Zamiast dodawać więcej narzędzi do stosu, narzędzia zarządzania projektami inżynieryjnymi powinny być bezpośrednio zintegrowane z istniejącymi przepływami pracy inżynieryjnymi. Integracja rewolucjonizuje sposób pracy zespołów projektujących elektronikę:

• Inżynierowie mogą tworzyć i aktualizować zadania bezpośrednio ze swojego środowiska projektowego, nie przełączając aplikacji.
• Menedżerowie projektów kontynuują pracę z znanymi narzędziami takimi jak Jira, otrzymując automatyczne aktualizacje z działań projektowych.
• Komentarze i opinie dotyczące projektu pozostają połączone z odpowiednimi elementami projektu, zamiast być rozrzucone po wielu systemach.

To podejście konsolidacyjne usprawnia projektowanie i przepływy pracy PM, jednocześnie redukując koszty technologii. Badanie Forrester wykazało, że organizacje wyeliminowały do 200 000 dolarów rocznych wydatków na technologię, zastępując rozłączone, przestarzałe rozwiązania zintegrowanymi rozwiązaniami w chmurze*.

#3: Segregacja Informacji: Przełamywanie Barier Rozwojowych

Współczesny rozwój elektroniki wymaga bezproblemowej koordynacji między zespołami elektrycznymi, mechanicznymi, zaopatrzeniowymi i produkcyjnymi. Jednak w wielu organizacjach te zespoły działają w izolowanych silosach informacyjnych, z kluczowymi danymi uwięzionymi w specjalistycznych systemach, do których inne zespoły nie mają dostępu.

Skutki są kosztowne: inżynierowie elektrycy nie widzą ograniczeń mechanicznych do czasu formalnych przeglądów projektów, zespoły zaopatrzeniowe nie mają wglądu w wybór komponentów do czasu ręcznego udostępniania BOMów, a zespoły produkcyjne odkrywają problemy, które mogłyby zostać zapobiegnięte dzięki wcześniejszemu dostępowi do danych projektowych. Kierownicy projektów stają się butelkowymi szyjkami informacji, spędzając godziny każdego tygodnia na ręcznym przekazywaniu pytań i aktualizacji między zespołami.

Rozwiązanie: Połączone Dane Projektowe

Wyeliminuj silosy, tworząc jednolitą platformę, na której wszyscy interesariusze mogą uzyskać dostęp do potrzebnych informacji, kiedy ich potrzebują. Połączone podejście umożliwia:

• Inżynierom mechanicznym obserwowanie postępów w projektowaniu PCB w czasie rzeczywistym poprzez integrację ECAD-MCAD.
• Inżynierowie i menedżerowie ds. inżynierii podejmują decyzje na podstawie danych o komponentach w czasie rzeczywistym.
• Zespoły produkcyjne mogą przeglądać projekty i dostarczać opinie przed oficjalnym zatwierdzeniem.
• Kierownicy projektów mogą skupić się na koordynacji, a nie na przekazywaniu informacji.

Połączone projekty projektowania elektroniki działają efektywniej i redukują koszty. Na przykład, organizacje oszczędzają średnio 15 godzin na projekt dzięki bardziej efektywnej współpracy między zespołami projektowymi a produkcyjnymi*. 

#4: Redundancja danych: Ukryty koszt ręcznych aktualizacji

Pomyśl, jak kiedyś dzieliliśmy się dokumentami roboczymi – wysyłając pliki pocztą elektroniczną, próbując śledzić, która wersja jest aktualna, i mając nadzieję, że nikt inny nie edytuje tego samego dokumentu jednocześnie. Rozwiązania oparte na chmurze zasadniczo rozwiązały ten problem dla ogólnych dokumentów biznesowych, umożliwiając współpracę w czasie rzeczywistym i eliminując bóle głowy związane z kontrolą wersji.

Jednak wiele zespołów zajmujących się rozwojem elektroniki wciąż tkwi w „erze załączników e-mailowych”, jeśli chodzi o dane projektowe. Informacje istnieją w wielu niepołączonych miejscach: specyfikacje projektowe w dokumentach inżynieryjnych, zadania w oprogramowaniu do zarządzania projektami, komentarze w systemach przeglądów i aktualizacje statusu rozrzucone po kanałach komunikacji zespołu. Menedżerowie projektów inżynieryjnych spędzają godziny każdego tygodnia, grając w „detektywa dokumentów”, starając się zapewnić, że wszystkie te systemy pozostają zsynchronizowane.

Jeden z projektantów elektroniki zgłosił, że gdy dwie osoby otworzyły ten sam plik jednocześnie, „spędzali resztę dnia na próbach ustalenia, czyja to była wina i jak pogodzić obie wersje”.

Rozwiązanie: Dwukierunkowa synchronizacja danych

Nowoczesne narzędzia współpracy inżynierskiej eliminują zbędne wprowadzanie danych poprzez automatyczną, dwukierunkową synchronizację między systemami. Gdy inżynierowie tworzą komentarze do projektu, automatycznie pojawiają się one w narzędziach zarządzania projektem. Aktualizacje zadań w systemach zarządzania projektem są natychmiast odzwierciedlane w środowiskach inżynierskich. Postęp w projektowaniu automatycznie aktualizuje harmonogramy projektów. Wbudowana kontrola wersji śledzi każdą zmianę, dokumentując, kto dokonał modyfikacji i dlaczego, jednocześnie zapewniając, że zespoły nigdy przypadkowo nie nadpiszą pracy innych. Integracja tworzy jedno wiarygodne źródło prawdy, któremu mogą zaufać wszyscy członkowie zespołu.

#5: Niespójne informacje: Gdy status projektu jest w konflikcie z rzeczywistością

Nic tak szybko nie podważa wiarygodności kierownika projektu, jak raportowanie, że projekt jest na dobrej drodze, kiedy zespół projektowy wie inaczej. Ten scenariusz często ma miejsce, gdy systemy zarządzania projektem nie odzwierciedlają faktycznego postępu projektu. Aktualizacje statusu projektu pozostają w tyle za rzeczywistością, procenty ukończenia stają się wykształconymi przypuszczeniami, a krytyczne problemy pozostają ukryte, dopóki nie spowodują opóźnień.

Rozwiązanie: Synchronizacja statusu w czasie rzeczywistym

Rozwiązanie polega na tworzeniu bezpośrednich połączeń między postępem projektu a jego statusem. Gdy inżynierowie modyfikują projekty, kończą zadania lub identyfikują problemy, te zmiany automatycznie aktualizują się w systemach zarządzania projektami. 

Synchronizacja w czasie rzeczywistym zapewnia:

• Harmonogramy projektów dokładnie odzwierciedlają postęp prac
• Problemy są widoczne, jak tylko zostaną odkryte
• Decyzje zarządcze są oparte na aktualnych danych
• Członkowie zespołu ufają raportom o statusie projektu

#6: Rozprzestrzenianie się zakresu: Zarządzanie nieuniknioną ewolucją projektów elektronicznych

Projekty elektroniczne rzadko kiedy przebiegają liniowo od koncepcji do zakończenia. Dostępność komponentów się zmienia, pojawiają się nowe wymagania, a techniczne wyzwania, które nie były widoczne podczas wstępnego planowania. Bez odpowiedniego śledzenia, te nieuniknione zmiany prowadzą do rozprzestrzeniania się zakresu, co torpeduje harmonogramy i budżety projektów.

Rozwiązanie: Zintegrowane zarządzanie zmianami

Współczesne platformy zarządzania projektami pozwalają zespołom rejestrować i śledzić zmiany w kontekście ich pracy projektowej. Gdy inżynierowie napotykają problemy lub identyfikują konieczne zmiany, mogą tworzyć zadania bezpośrednio z plików projektowych z automatycznymi linkami do odpowiednich komponentów lub obszarów.

To zintegrowane podejście zapewnia:

• Zmiany są dokumentowane tam, gdzie występują
• Zakres dostosowań jest widoczny dla wszystkich zainteresowanych stron
• Wpływ na zasoby i harmonogramy jest jasny
• Decyzje projektowe zachowują pełną śledzalność

Łączenie projektowania elektroniki z zarządzaniem projektami inżynieryjnymi

Wyzwania opisane powyżej to nie tylko niedogodności. Ograniczają one innowacyjność, marnują czas i zwiększają koszty rozwoju elektroniki. Altium 365 przekształca sposób zarządzania projektami elektronicznymi, tworząc bezproblemowe połączenia między projektowaniem a zarządzaniem projektem.

Dzięki integracji z Jira oraz innym możliwościom w zakresie zaopatrzenia, zarządzania projektami i współpracy, Altium 365 adresuje te wyzwania poprzez:

• Umożliwienie synchronizacji w czasie rzeczywistym między pracą projektową a zarządzaniem projektem
• Zapewnienie jednolitego dostępu do danych projektowych dla wszystkich zainteresowanych stron
• Eliminowanie zbędnego wprowadzania danych poprzez dwukierunkową synchronizację
• Utrzymanie jednego źródła prawdy dla statusu projektu
• Wsparcie efektywnego zarządzania zmianami w kontekście projektu

W miarę jak rozwój elektroniki staje się bardziej skomplikowany, organizacje, które odnoszą sukcesy, będą łączyć projektowanie z zarządzaniem projektem. Implementując zintegrowane rozwiązania, które adresują kluczowe wyzwania, zespoły mogą spędzać mniej czasu na zarządzaniu projektami, a więcej na innowacjach.

Gotowy, aby przekształcić zarządzanie Twoim projektem elektronicznym? Dowiedz się więcej o tym, jak Altium 365 może pomóc Twojemu zespołowi pokonać wyzwania związane z zarządzaniem projektem i przyspieszyć proces rozwoju.

*Całkowity wpływ ekonomiczny^™ Altium 365, badanie zlecone przez Forrester Consulting, 2023. Wyniki oparte są na organizacji złożonej.