4 Vấn Đề Gây Lãng Phí Thời Gian Trong Hợp Tác Thiết Kế PCB

Một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án là quản lý thời gian, đặc biệt là khi đội ngũ thiết kế của bạn làm việc từ xa. Chiến lược quản lý thời gian của bạn dựa trên đội nhóm và cá nhân, nhưng thời gian có thể dễ dàng được tiêu tốn vào các nhiệm vụ quan trọng khi làm việc nhóm. Vậy, làm thế nào bạn có thể tối ưu hóa các nhiệm vụ hợp tác quan trọng cho đội ngũ thiết kế của mình để tăng năng suất?

Bước đầu tiên là nhận ra thời gian bị lãng phí trong quá trình thiết kế, tiếp theo là tìm kiếm các công cụ phù hợp để tối ưu hóa giao tiếp, chia sẻ và hợp tác trên các thiết kế PCB phức tạp. Sau khi quản lý một đội ngũ thiết kế PCB từ xa, tôi đã gặp một số khó khăn để giảm thời gian dành cho việc theo dõi tiến độ thiết kế, giao tiếp với các bên liên quan và hoàn thành thiết kế đúng hạn. Nếu bất kỳ điều nào trong số này phản ánh với bạn, có một số công cụ hợp tác đám mây đơn giản có thể giúp tiết kiệm thời gian thiết kế của bạn.

Bốn Vấn Đề Hợp Tác Thiết Kế PCB Lãng Phí Thời Gian

Dù bạn là một chuyên gia thiết kế PCB, làm việc với khách hàng và các thành viên khác trong môi trường từ xa đòi hỏi giao tiếp và chia sẻ nhiệm vụ có thể làm chậm bất kỳ dự án nào. Dưới đây là một số vấn đề lãng phí thời gian hàng đầu mà tôi đã nhận thấy khi làm việc với các thành viên trong đội.

Trả Lời Câu Hỏi Từ Khách Hàng và Các Bên Liên Quan

Đối với tôi, đây có lẽ là việc lãng phí thời gian hàng đầu trong một dự án. Chu kỳ thiết kế rất ngắn, và bất cứ khi nào có một câu hỏi từ khách hàng thì nó cần được giải quyết nhanh chóng. Một số câu hỏi thiết kế có thể làm trì hoãn toàn bộ dự án, chưa kể đến việc cản trở việc chuyển sang sản xuất. Tệ hơn nữa, một số khách hàng có thể muốn giữ một lập trường không can thiệp; họ cho rằng bạn có thể đọc được suy nghĩ của họ, vì vậy họ không sẵn lòng trả lời các câu hỏi.

Mỗi khi có một câu hỏi về thiết kế, hoặc bạn cần chỉ ra một lỗi cho khách hàng, bạn không thể tiến xa hơn cho đến khi bạn nhận được ý kiến của họ. Nếu các câu hỏi không được trả lời, thiết kế sẽ bị trì hoãn, và lịch trình bị đẩy lùi; không ai cảm thấy hạnh phúc khi điều này xảy ra. Một số câu hỏi thường gặp cho khách hàng và các bên liên quan dự án liên quan đến:

• Lỗi trong tài liệu thiết kế. Khách hàng của chúng tôi đôi khi cung cấp sơ đồ mạch hoặc bố cục với một số vị trí linh kiện. Lỗi không phải lúc nào cũng rõ ràng khi bạn bắt đầu một bố cục PCB phức tạp, và bạn có thể đã hoàn thành một phần bố cục trước khi nhận ra một vấn đề nghiêm trọng. Nếu có vấn đề trong bất kỳ điều này, khách hàng cần giải quyết nhanh chóng trước khi bố cục PCB có thể được hoàn thành. 
• Linh kiện không có sẵn hoặc đã lỗi thời.Khi các linh kiện lý tưởng không có sẵn hoặc lỗi thời, bạn cần thông báo cho khách hàng và cung cấp các lựa chọn thay thế phù hợp. Việc có công cụ nhìn nhận chuỗi cung ứng giúp tìm kiếm linh kiện thay thế nhanh chóng, đảm bảo chúng có sẵn và lấy giá. 
• Những yêu cầu bắt buộc và những yêu cầu không bắt buộc. Một số yêu cầu thiết kế không thể vi phạm (những yêu cầu bắt buộc), như yêu cầu về cơ khí cho một vỏ bọc (đây là một trong những yêu cầu phổ biến nhất đối với tôi). Các yêu cầu khác có thể được thỏa hiệp (những yêu cầu không bắt buộc), nhưng cần có một quy trình để thực hiện thay đổi trong trường hợp một thay đổi thiết kế có thể vi phạm một trong những yêu cầu này.

Thực hiện Thay Đổi Thiết Kế Theo Yêu Cầu của Khách Hàng

Khi bạn nhận được phản hồi rõ ràng từ khách hàng hoặc các bên liên quan, điều đó có thể khởi đầu cho một vòng câu hỏi mới xung quanh việc xem xét và chấp nhận các thay đổi thiết kế. Quá trình qua lại này có thể bao gồm việc chia sẻ ảnh chụp màn hình của thiết kế, chuỗi email, và nhiều cuộc trò chuyện video. Nếu bạn đang làm việc trên một sản phẩm được quản lý chặt chẽ hoặc nhạy cảm, như sản phẩm được quy định bởi ITAR, bạn cần sử dụng một cổng FTP hoặc máy chủ an toàn khác để chia sẻ dữ liệu thiết kế. Tất cả những điều này tốn khá nhiều thời gian, phần lớn thời gian được dành để chờ đợi phản hồi cho các câu hỏi và xem xét các thay đổi thiết kế.

Giao tiếp với Nhiều Nhà Thiết Kế

Các đội thiết kế PCB từ xa cần một bộ công cụ duy nhất để giao tiếp giữa các thành viên trong đội. Slack và Skype rất tốt cho mục đích này, nhưng việc chia sẻ và xem xét dữ liệu thiết kế cũng mất thời gian; bạn có thể gửi email với ảnh chụp màn hình và tệp thiết kế đính kèm. Việc chuyển đổi qua lại giữa các kênh giao tiếp khác nhau, đặc biệt khi xem xét và chỉnh sửa dữ liệu thiết kế với các thành viên trong đội, cũng chiếm một lượng thời gian đáng kể.

Ý kiến của tôi về vấn đề này là: hãy cố gắng tổng hợp mọi thứ vào càng ít kênh giao tiếp càng tốt. Lý tưởng nhất, bạn nên có một kênh chat cho mỗi dự án, cuộc gọi điện thoại/tin nhắn (chỉ trong trường hợp khẩn cấp), và một công cụ để chia sẻ và ghi chú dữ liệu thiết kế (KHÔNG phải email). Giữ những kênh này dành riêng cho các nhiệm vụ và chủ đề nhất định; đừng để mọi người tự do bàn luận mọi thứ trong các kênh chat của bạn. Nếu bạn sử dụng một cái gì đó như Skype hoặc Slack cho giao tiếp dự án, hãy tạo một kênh/phòng cho mỗi dự án để giữ mọi người theo dõi được.

Chia Sẻ Dữ Liệu Thiết Kế

Nếu bạn hợp tác với một đội ngũ từ xa, bạn cần một công cụ để nhanh chóng chia sẻ dữ liệu thiết kế trong khi theo dõi các phiên bản trong một vị trí duy nhất và kiểm soát quyền truy cập của người dùng. Không ai nên phải xử lý các chuỗi tệp thiết kế riêng biệt, và khả năng hiển thị của thành viên trong nhóm nên được kiểm soát khi cần thiết. Các công cụ hợp tác đám mây tốt nhất sẽ tích hợp với phần mềm thiết kế PCB của bạn đồng thời cung cấp theo dõi phiên bản và kiểm soát quyền truy cập người dùng.

Khi bạn đã sẵn sàng chuẩn bị cho việc sản xuất và lắp ráp, những nhiệm vụ chia sẻ và giao tiếp tương tự cần được áp dụng với nhà sản xuất của bạn. Nếu bạn có thể (hoặc nếu họ sẵn lòng), hãy đưa họ vào kênh trò chuyện của bạn với nhà thiết kế chính. Đôi khi, bạn phải phụ thuộc vào nhà sản xuất về các kênh giao tiếp và chia sẻ mà họ muốn sử dụng, nhưng việc đưa nhà sản xuất vào quá trình thiết kế của bạn từ sớm có thể giúp bạn đẩy nhanh quá trình xem xét thiết kế.

Giải quyết Vấn đề Hợp tác Thiết kế PCB trong Đám mây

Từ danh sách tôi đã trình bày ở trên, ba trong số bốn vấn đề lãng phí thời gian trong hợp tác thiết kế PCB xoay quanh giao tiếp. Khía cạnh giao tiếp là điều dễ hiểu; mọi người đi nghỉ hoặc có thời gian cá nhân, họ tham gia vào các dự án khác đòi hỏi sự chú ý, hoặc họ cần phải nhận câu trả lời từ một bên thứ ba. Các công cụ như Slack, Skype, tin nhắn văn bản và email truyền thống có chỗ đứng của mình, nhưng sự hợp tác và chia sẻ thực sự đòi hỏi một cách tiếp cận tích hợp.

Khi bạn sử dụng Altium Designer kết hợp với nền tảng Altium 365, bạn sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu chuỗi cung ứng, tính năng bình luận, và công cụ chia sẻ dữ liệu để giúp bạn tối ưu hóa sự hợp tác thiết kế PCB. Nhóm của bạn có thể giải quyết câu hỏi và bình luận trực tiếp trên dữ liệu thiết kế thay vì mất thời gian sử dụng các công cụ giao tiếp lỗi thời để chia sẻ dữ liệu.

Bình luận có thể được đặt trực tiếp trên dữ liệu thiết kế với Altium 365. Điều này giúp bạn nhanh chóng xác định những thay đổi thiết kế cần thiết và mang lại sự nhìn nhận rõ ràng về tiến độ thiết kế cho mọi người.

Bạn sẽ có quyền truy cập vào nhiều tính năng khác để giúp nhóm của bạn duy trì tổ chức và làm việc hiệu quả. Kiểm soát phiên bản, quản lý quyền truy cập người dùng, theo dõi sửa đổi, và tính năng quản lý vòng đời được tích hợp sẵn trong nền tảng Altium 365. Nhóm của bạn có thể tận dụng một công cụ duy nhất cho việc truy cập dữ liệu thiết kế, chia sẻ dữ liệu, và giao tiếp.

Altium 365 đang mang lại một lượng tích hợp chưa từng có trong ngành công nghiệp điện tử cho đến nay, trước đây chỉ dành cho lĩnh vực phát triển phần mềm, cho phép các nhà thiết kế làm việc từ xa và đạt được mức độ hiệu quả chưa từng có.

Chúng ta mới chỉ khám phá bề nổi của những gì có thể thực hiện với Altium 365. Bạn có thể kiểm tra trang sản phẩm để có mô tả chi tiết hơn về tính năng.