Phương pháp tốt nhất cho Quản lý Dự án Điện tử [Phần 1]

Quản lý các dự án thiết kế phần cứng, dẫn đến phát triển sản phẩm vật lý, không phải là nhiệm vụ dễ dàng do phạm vi rộng lớn của các hoạt động kỹ thuật như kiểm tra, gỡ lỗi và thiết lập sản xuất hàng loạt.

Nguyên nhân chính của sự khó khăn là phạm vi của các dự án phần cứng, thường yêu cầu sự phối hợp của nhiều quy trình và con người với các năng lực đa dạng. Mức độ chuyên môn cần thiết phụ thuộc vào độ phức tạp của dự án (cũng như việc phân bổ nguồn lực như phần cứng và phòng thí nghiệm kiểm tra, truy cập vào dịch vụ sản xuất và lắp ráp PCBA, hoặc chứng nhận). Trong bối cảnh này, việc nhận thức được thời gian và chi phí liên quan đến thiết kế HW, hoàn toàn khác biệt so với phát triển phần mềm, là rất quan trọng. Ví dụ, việc lắp ráp PCB có thể mất vài tuần, và bất kỳ lỗi thiết kế nào được phát hiện trong các lô nguyên mẫu có thể tốn kém và mất thời gian để sửa chữa. Các biện pháp khắc phục yêu cầu nhiều nỗ lực, và trong nhiều trường hợp, lỗi phần cứng được giải quyết thông qua điều chỉnh phần mềm, vì những điều này dễ và nhanh chóng hơn để thực hiện.

Làm thế nào bạn có thể giải quyết những thách thức hàng ngày liên quan đến thiết kế điện tử? Bạn nên thêm gì vào "bộ công cụ" của mình để trở nên hiệu quả hơn trong quản lý dự án điện tử? Blog này được chia thành hai phần để trả lời những câu hỏi này một cách chi tiết. Trong phần đầu tiên, chúng tôi sẽ đề cập đến ba điểm chính để bạn bắt đầu. Hãy theo dõi để kiểm tra phần thứ hai và khám phá những hiểu biết còn lại để hoàn thiện bức tranh.

1. Giao Tiếp Nhóm

Giao tiếp nhóm hiệu quả có thể là một thách thức. Nó mất thời gian, đòi hỏi sự rõ ràng, và yêu cầu sự chính xác trong việc đặt câu hỏi hoặc yêu cầu. Nếu giao tiếp của bạn không rõ ràng, bạn có nguy cơ không nhận được phản hồi đúng đắn. Vậy, bạn nên tiếp cận giao tiếp như thế nào để mang lại lợi ích cho nhóm và dự án của bạn? 

Chọn Phương Thức Giao Tiếp Phù Hợp

Đầu tiên, chọn phương thức giao tiếp phù hợp với nhu cầu của bạn. Dưới đây là một số ví dụ:

• Phiên họp não bão: Phân tích phạm vi của các dự án mới thông qua não bão, không phải trò chuyện trực tuyến.
• Ghi chép điểm chính: Các quyết định và kết luận chính nên được ghi lại trong tài liệu để rõ ràng và tham khảo trong tương lai.
• Cuộc họp trực tuyến: Ghi lại và chia sẻ cuộc họp trực tuyến với các thành viên trong nhóm, cùng với tài liệu liên quan.
• Cuộc họp trực tiếp: Các hoạt động nhỏ liên quan đến hai hoặc ba kỹ sư có thể được xử lý trực tiếp hoặc qua email.

Chuẩn bị cho Cuộc họp Đồng bộ

Việc liên lạc liên quan đến đồng bộ nhóm nên được thực hiện dưới hình thức các cuộc họp định kỳ, ví dụ như hai lần mỗi tuần. Theo kinh nghiệm của tôi, một nhóm gồm 6–8 kỹ sư điện tử có thể giữ được sự đồng nhất với một phiên họp 30 phút sử dụng phương pháp Kanban, đảm bảo tiến trình dự án diễn ra mượt mà. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi một người quản lý dự án có kỹ năng, có kinh nghiệm về cả phương pháp quản lý và phát triển phần cứng.

Trước mỗi cuộc họp hai tuần một lần, mỗi kỹ sư điện tử nên chuẩn bị câu trả lời cho những câu hỏi sau:

• Những nhiệm vụ nào tôi đã hoàn thành kể từ cuộc họp đồng bộ cuối cùng?
• Tôi đang làm việc gì hiện tại?
• Có những trở ngại tiềm ẩn nào không? Nếu có, chúng có thể được giảm nhẹ như thế nào?
• Tôi có cần công cụ hoặc sự hỗ trợ từ nhóm không?

Thêm vào đó:

• Cập nhật bảng hoạt động: Một nền tảng trực tuyến hoạt động tốt nhất cho việc tổ chức các hoạt động.
• Giữ cho giao tiếp trong cuộc họp tập trung: Tránh thảo luận về các nhiệm vụ không được giao cho bạn; hãy dành những cuộc thảo luận đó cho một phiên sau cuộc họp.

Tránh Giao Tiếp Quá Mức

Việc giao tiếp quá mức hoặc không được quản lý tốt có thể làm cạn kiệt năng lượng của nhóm. Các cuộc họp dài (ví dụ, 2 giờ hoặc hơn) thường làm giảm năng suất cho phần còn lại của ngày! Dưới đây là một số mẹo của tôi cho các cuộc họp hiệu quả:

• Giữ cho nó ngắn gọn: Hạn chế thảo luận trong 20–30 phút bằng cách chia vấn đề thành các phần nhỏ, dễ quản lý.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng: Một chương trình nghị sự rõ ràng là quan trọng để cuộc họp được sản xuất.
• Mời chỉ những thành viên chủ chốt: Tránh làm đông đúc cuộc họp với những người tham gia không cần thiết.
• Đặt câu hỏi trực tiếp: Yêu cầu câu trả lời và quyết định rõ ràng. Nếu một chủ đề nằm ngoài phạm vi của cuộc họp, hãy theo dõi sau đó.
• Tóm tắt và chia sẻ: Cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn của cuộc họp và chia sẻ nó với quản lý và các thành viên trong nhóm của bạn.

2. Tài liệu

Tài liệu rõ ràng và dễ truy cập là thiết yếu cho sự hợp tác nhóm mượt mà. Việc chỉ lưu trữ sơ đồ và PCB mà bạn đã phát triển trên máy tính cá nhân của mình không phải là thực tế hay hiệu quả. Hãy xem xét những thách thức này tạo ra:

• Chia sẻ tệp: Bạn sẽ chia sẻ tệp dự án như thế nào? Qua email hay chat nhóm?
• Quản lý yêu cầu: Bạn sẽ xử lý như thế nào với những yêu cầu thường xuyên từ các thành viên trong nhóm về phiên bản mới nhất?
• Cập nhật thay đổi: Ai sẽ cập nhật phạm vi dự án khi thay đổi xảy ra nếu các tệp dự án được lưu trữ trên ổ đĩa cục bộ hoặc dưới dạng bản in phần cứng?

Lưu trữ toàn bộ tài liệu dự án trực tuyến đảm bảo một nguồn thông tin đơn nhất, dễ truy cập. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập tệp tin bất cứ lúc nào, từ bất kỳ đâu, miễn là họ được giao vào dự án. Với giải pháp này, bạn kích hoạt kiểm soát phiên bản. Các thay đổi về sơ đồ và PCB được ghi lại, tạo ra một lịch sử rõ ràng về các bản sửa đổi và dễ dàng truy cập vào các phiên bản trước đó. Những thực hành như vậy có khả năng chống lại lỗi, mất dữ liệu và thông tin lỗi thời, tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong quá trình phát triển sản phẩm. 

Quản lý tài liệu trực tuyến cũng cho phép hợp tác thời gian thực, có thể bao gồm cùng thiết kế sơ đồ và PCB, cũng như tài liệu văn bản. Hãy tưởng tượng một tình huống khi bạn có thể chia sẻ dự án của mình với một kỹ sư điện khác, và cả hai bạn có thể thiết kế sơ đồ hoặc định tuyến một phần khác nhau của PCB. Điều này đặc biệt hữu ích trong các dự án lớn đòi hỏi một phạm vi rộng lớn của kỹ năng HW. Ví dụ, một nhóm ba kỹ sư điện có thể làm việc đồng thời trên các phần khác nhau của dự án. Chẳng hạn, một kỹ sư có thể tập trung vào nguồn cung cấp điện, một người khác trên việc triển khai FPGA, và người thứ ba trên xử lý tương tự. Công cụ hợp tác thời gian thực cho phép các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau một cách đồng bộ, bất kể vị trí của họ. Các tính năng như bình luận trực tiếp trên các tệp CAD hoặc thông báo tức thì về cập nhật nhiệm vụ cải thiện sự phối hợp trong nhóm và chất lượng dự án.

3. Chuyển Đổi Số

Điểm trên đây nêu bật các hoạt động thuộc về chuyển đổi số—một khung chương trình của quy tắc và công cụ giúp tối ưu hóa kỹ thuật phần cứng, đặc biệt là cho các đội ngũ phần cứng đa chức năng đặt tại khắp nơi trên thế giới. Những hoạt động này bao gồm, ví dụ như, kiểm soát phiên bản cho PCB, SCH, và tài liệu; theo dõi các mốc dự án; phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ; phân tích chi phí và thời gian dự án; và lập kế hoạch và dự đoán các trở ngại tiềm ẩn. Những quy trình này phát triển mạnh mẽ trong một môi trường được quản lý tốt, tích hợp—thường là dựa trên đám mây—giúp giảm thiểu gánh nặng giao tiếp và tăng cường năng suất thông qua sự hợp tác thời gian thực. 

Ví dụ, khi cần xác thực thiết kế phần cứng và cơ khí, một cuộc họp trực tuyến là giải pháp lý tưởng. Các tính năng chính như chia sẻ màn hình và ghi âm cuộc họp giúp tối ưu hóa việc lập kế hoạch hoạt động sau đó. Một nền tảng thống nhất cho thiết kế HW càng tăng cường khả năng kiểm tra chéo bằng cách tập trung tất cả công cụ và chức năng trong một không gian làm việc, được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu thiết kế phần cứng.

Kết luận

Làm việc thông minh, không phải làm việc vất vả—giảm thời gian lãng phí và tìm kiếm sự đồng điệu trong môi trường làm việc của bạn. Làm việc thông minh bao gồm việc duy trì một môi trường thiết kế linh hoạt và được tổ chức tốt. Đảm bảo dễ dàng truy cập vào các công cụ, tài liệu và cơ sở kiến thức thiết yếu, đồng thời thúc đẩy sự minh bạch trong các hoạt động của nhóm.

Tập trung vào giao tiếp rõ ràng, đơn giản và hiệu quả, được điều chỉnh theo nhu cầu của dự án. Quản lý thời gian và công việc của bạn trong một lịch trình dự án được định rõ ràng, dễ dàng truy cập trên các nền tảng trực tuyến. Chia sẻ các cập nhật định kỳ về tiến độ của bạn trong các cuộc họp nhóm.

Và quan trọng nhất, hãy tận hưởng quá trình thiết kế phần cứng và luôn chủ động trong việc tối ưu hóa môi trường làm việc của bạn!

Bạn quan tâm đến thêm mẹo về quản lý dự án điện tử? Hãy chờ đợi phần tiếp theo!