6 Thách thức trong Quản lý Dự án Kỹ thuật và Cách giải quyết

Nhóm thiết kế điện tử đang chịu áp lực lớn hơn bao giờ hết để cung cấp các sản phẩm phức tạp trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu do Altium ủy quyền và được Forrester thực hiện, các công cụ và quy trình quản lý dự án không hiệu quả đã làm lãng phí trung bình 159 giờ làm việc của mỗi nhà thiết kế hàng năm*. Đó là gần một tháng thời gian làm việc hiệu quả bị mất vào sự không hiệu quả của quản lý dự án.

Chuyên gia quản lý dự án kỹ thuật đối mặt với một nhiệm vụ dường như không thể: phối hợp nhiều nhóm qua các lĩnh vực điện, cơ khí và mua sắm trong khi jong jong với các công cụ và hệ thống không liên kết, không được thiết kế cho phát triển điện tử hiện đại. Kết quả là dự án bị trì hoãn, đội ngũ bị frustated, và chi phí tăng lên.

Tin tốt là các công ty thiết kế điện tử hướng tới tương lai có thể biến đổi cách tiếp cận quản lý dự án của họ bằng cách giải quyết sáu thách thức chính cản trở các đội nhóm. Trong bài viết này, chúng tôi khám phá thách thức và giải pháp quản lý dự án kỹ thuật: từ việc phá vỡ các kho lưu trữ thông tin đến việc loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp.

#1: Tính Hiển Thị của Dự Án: Bay Mù Mà Không Có Tiến Độ Thiết Kế Thời Gian Thực

Đạt được cái nhìn chính xác về tiến độ thiết kế có thể cảm thấy như đang cố gắng lắp ráp một câu đố với những mảnh thiếu. Các phương pháp quản lý dự án kỹ thuật truyền thống buộc các quản lý phải gián đoạn công việc của kỹ sư để cập nhật tình trạng hoặc đưa ra quyết định quan trọng dựa trên thông tin lỗi thời. Các đội ngũ kỹ thuật mất hàng giờ mỗi tuần chỉ để báo cáo và ghi chép tiến độ thiết kế. Nhu cầu liên tục về cập nhật thủ công làm gián đoạn năng suất làm việc của kỹ sư và cũng tạo ra sự chậm trễ trong việc nhận diện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.

Giải pháp: Theo dõi Tiến độ Thiết kế Thời gian Thực

Đồng bộ hóa thời gian thực giữa công việc thiết kế và hệ thống quản lý dự án giải quyết thách thức về khả năng hiển thị. Nhưng trao đổi dữ liệu không phải là toàn bộ câu chuyện. Công cụ thiết kế và hệ thống quản lý dự án phải được tích hợp một cách có suy nghĩ để cung cấp trải nghiệm người dùng hỗ trợ cả luồng công việc kỹ thuật và quản lý dự án. 

Altium 365 Jira Integration cho phép đồng bộ hóa nhiệm vụ hai chiều trong khi vẫn giữ nguyên cách làm việc ưa thích của các đội. Các kỹ sư có thể tạo và cập nhật nhiệm vụ trực tiếp trong môi trường thiết kế của mình mà không cần chuyển đổi bối cảnh. Khi các kỹ sư phát hiện một vấn đề trong bố cục PCB, họ có thể ngay lập tức tạo một vé Jira từ Altium Designer với các liên kết đến các yếu tố thiết kế liên quan. Các quản lý dự án tiếp tục làm việc trong giao diện Jira quen thuộc của họ, với các cập nhật thiết kế và bình luận tự động chảy qua Altium 365.

#2: Quá Tải Công Cụ: Khi Giải Pháp Tạo Ra Nhiều Vấn Đề

Nỗ lực cải thiện quản lý dự án kỹ thuật thường dẫn đến việc áp dụng một bộ sưu tập ngày càng tăng của các công cụ chuyên biệt. Mỗi công cụ hứa hẹn giải quyết một vấn đề cụ thể: một hệ thống cho quản lý nhiệm vụ, một hệ thống khác cho đánh giá thiết kế, các công cụ riêng biệt cho tài liệu, và còn nhiều công cụ khác cho giao tiếp nhóm. Tuy nhiên, sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ thường tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết.

Kỹ sư phải liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng, dẫn đến mất ngữ cảnh và giảm năng suất. Quản lý dự án kỹ thuật thấy mình phải hành động như một phần mềm trung gian. Họ dành thời gian sao chép dữ liệu giữa các hệ thống và duy trì nhiều dòng thời gian dự án.

Giải Pháp: Tích Hợp Quy Trình Làm Việc Thống Nhất

Thay vì thêm nhiều công cụ vào bộ sưu tập, công cụ quản lý dự án kỹ thuật nên được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc kỹ thuật hiện có. Tích hợp làm cách mạng hóa cách các đội ngũ thiết kế điện tử làm việc:

• Kỹ sư có thể tạo và cập nhật nhiệm vụ trực tiếp từ môi trường thiết kế của họ mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
• Quản lý dự án tiếp tục làm việc với các công cụ quen thuộc như Jira trong khi nhận được cập nhật tự động từ các hoạt động thiết kế.
• Nhận xét và phản hồi thiết kế vẫn gắn liền với các yếu tố thiết kế liên quan thay vì bị phân tán qua nhiều hệ thống.

Cách tiếp cận tổng hợp này giúp đơn giản hóa quy trình thiết kế và quản lý dự án đồng thời giảm chi phí công nghệ. Nghiên cứu của Forrester cho thấy các tổ chức đã loại bỏ tới 200.000 đô la chi tiêu công nghệ hàng năm bằng cách thay thế các giải pháp di sản không liên kết bằng các giải pháp đám mây tích hợp*.

#3: Phân Chia Thông Tin: Phá Vỡ Các Silo Phát Triển

Phát triển điện tử hiện đại đòi hỏi sự phối hợp liền mạch giữa các đội ngũ kỹ sư điện, cơ khí, thu mua và sản xuất. Tuy nhiên, ở nhiều tổ chức, các đội ngũ này hoạt động trong các silo thông tin tách biệt, với dữ liệu quan trọng bị giam cầm trong các hệ thống chuyên biệt mà các đội khác không thể truy cập.

Hậu quả là tốn kém: các kỹ sư điện không thể thấy được các hạn chế cơ khí cho đến khi có các buổi xem xét thiết kế chính thức, đội ngũ thu mua thiếu thông tin về lựa chọn linh kiện cho đến khi BOMs được chia sẻ thủ công, và đội ngũ sản xuất phát hiện ra các vấn đề có thể đã được ngăn chặn nếu có quyền truy cập sớm hơn vào dữ liệu thiết kế. Các quản lý dự án trở thành điểm nghẽn thông tin, mất hàng giờ mỗi tuần để chuyển tiếp thủ công các câu hỏi và cập nhật giữa các đội.

Giải Pháp: Dữ Liệu Thiết Kế Được Kết Nối

Loại bỏ các silo bằng cách tạo ra một nền tảng thống nhất nơi tất cả các bên liên quan có thể truy cập thông tin họ cần khi họ cần nó. Cách tiếp cận kết nối cho phép:

• Kỹ sư cơ khí thấy được tiến độ thiết kế PCB thời gian thực thông qua tích hợp ECAD-MCAD.
• Kỹ sư và quản lý kỹ thuật đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu linh kiện thời gian thực.
• Nhóm sản xuất đánh giá thiết kế và cung cấp phản hồi trước khi phát hành chính thức.
• Quản lý dự án tập trung vào điều phối hơn là chuyển tiếp thông tin.

Dự án thiết kế điện tử kết nối hoạt động hiệu quả hơn và giảm chi phí. Ví dụ, các tổ chức tiết kiệm trung bình 15 giờ cho mỗi thiết kế thông qua sự hợp tác hiệu quả hơn giữa nhóm thiết kế và sản xuất*. 

#4: Dữ Liệu Trùng Lặp: Chi Phí Ẩn của Cập Nhật Thủ Công

Hãy nghĩ về cách chúng ta từng chia sẻ tài liệu công việc—gửi email qua lại, cố gắng theo dõi phiên bản nào là mới nhất, và hy vọng không ai đang chỉnh sửa cùng một tài liệu đồng thời. Các giải pháp dựa trên đám mây đã cơ bản giải quyết vấn đề này cho tài liệu kinh doanh chung, cho phép hợp tác thời gian thực và loại bỏ những rắc rối về kiểm soát phiên bản.

Tuy nhiên, nhiều nhóm phát triển điện tử vẫn mắc kẹt trong “kỷ nguyên đính kèm email” khi nói đến dữ liệu thiết kế. Thông tin tồn tại ở nhiều nơi không liên kết: thông số kỹ thuật thiết kế trong tài liệu kỹ thuật, nhiệm vụ trong phần mềm quản lý dự án, bình luận trong hệ thống đánh giá, và cập nhật trạng thái phân tán khắp các kênh giao tiếp nhóm. Quản lý dự án kỹ thuật mất hàng giờ mỗi tuần làm “thám tử tài liệu,” cố gắng đảm bảo tất cả các hệ thống này được đồng bộ hóa.

Một nhà thiết kế điện tử cho biết khi hai người cùng mở một tệp tin đồng thời, họ sẽ "dành cả ngày để tìm ra lỗi thuộc về ai và làm thế nào để hòa giải hai phiên bản."

Giải pháp: Đồng bộ hóa Dữ liệu Hai Chiều

Công cụ hợp tác kỹ thuật hiện đại loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp thông qua việc đồng bộ hóa tự động, hai chiều giữa các hệ thống. Khi kỹ sư tạo nhận xét thiết kế, chúng tự động xuất hiện trong công cụ quản lý dự án. Cập nhật nhiệm vụ trong hệ thống quản lý dự án ngay lập tức được phản ánh trong môi trường kỹ thuật. Tiến độ thiết kế tự động cập nhật lịch trình dự án. Kiểm soát phiên bản tích hợp theo dõi mọi thay đổi, ghi lại ai đã thực hiện sửa đổi và tại sao trong khi đảm bảo các nhóm không bao giờ vô tình ghi đè công việc của nhau. Tích hợp tạo ra một nguồn thông tin đáng tin cậy mà tất cả các thành viên trong nhóm có thể tin tưởng.

#5: Thông tin Không Nhất Quán: Khi Tình trạng Dự án Mâu thuẫn với Thực tế

Không có gì làm suy giảm uy tín của một người quản lý dự án nhanh hơn là báo cáo dự án đang tiến triển tốt khi nhóm thiết kế biết khác. Tình huống này thường xảy ra khi hệ thống quản lý dự án không phản ánh tiến độ thiết kế thực tế. Cập nhật tình trạng dự án tụt hậu so với thực tế, tỷ lệ hoàn thành trở thành những ước lượng có căn cứ, và các vấn đề quan trọng vẫn ẩn giấu cho đến khi chúng gây ra sự chậm trễ.

Giải pháp: Đồng bộ hóa Tình trạng Thời gian Thực

Giải pháp nằm ở việc tạo các kết nối trực tiếp giữa tiến độ thiết kế và tình trạng dự án. Khi các kỹ sư chỉnh sửa thiết kế, hoàn thành nhiệm vụ, hoặc xác định vấn đề, những thay đổi này tự động được cập nhật trong hệ thống quản lý dự án. 

Đồng bộ hóa thời gian thực đảm bảo:

• Lịch trình dự án phản ánh chính xác tiến độ thiết kế
• Vấn đề được nhìn thấy ngay khi chúng được phát hiện
• Quyết định quản lý dựa trên dữ liệu hiện tại
• Các thành viên trong nhóm tin tưởng vào báo cáo tình trạng dự án

#6: Sự Mở Rộng Phạm Vi: Quản lý Sự Phát Triển Không Thể Tránh Khỏi của Các Dự Án Điện Tử

Các dự án điện tử hiếm khi theo một đường thẳng từ khái niệm đến hoàn thành. Tình trạng sẵn có của linh kiện thay đổi, yêu cầu mới xuất hiện, và thách thức kỹ thuật nảy sinh mà không thể nhìn thấy trong quá trình lập kế hoạch ban đầu. Nếu không theo dõi đúng cách, những thay đổi không thể tránh khỏi này dẫn đến sự mở rộng phạm vi làm trật đường ray lịch trình và ngân sách dự án.

Giải Pháp: Quản lý Thay Đổi Tích hợp

Các nền tảng quản lý dự án hiện đại cho phép các nhóm ghi lại và theo dõi thay đổi trong bối cảnh công việc thiết kế của họ. Khi các kỹ sư gặp phải vấn đề hoặc xác định thay đổi cần thiết, họ có thể tạo nhiệm vụ trực tiếp từ các tệp thiết kế với liên kết tự động đến các linh kiện hoặc khu vực liên quan.

Phương pháp tích hợp này đảm bảo:

• Các thay đổi được ghi chép lại tại nơi chúng xảy ra
• Điều chỉnh phạm vi công việc được tất cả các bên liên quan nhìn thấy
• Ảnh hưởng đến nguồn lực và lịch trình là rõ ràng
• Các quyết định thiết kế duy trì tính toàn vẹn dữ liệu đầy đủ

Khắc phục Khoảng cách giữa Thiết kế Điện tử và Quản lý Dự án Kỹ thuật

Những thách thức được nêu trên không chỉ là những bất tiện. Chúng hạn chế sự đổi mới, lãng phí thời gian và làm tăng chi phí phát triển điện tử. Altium 365 biến đổi cách các nhóm quản lý dự án điện tử bằng cách tạo ra sự kết nối liền mạch giữa thiết kế và quản lý dự án.

Thông qua tích hợp Jira và các khả năng mua sắm, quản lý dự án, và hợp tác khác, Altium 365 giải quyết những thách thức này bằng cách:

• Cho phép đồng bộ hóa thời gian thực giữa công việc thiết kế và quản lý dự án
• Cung cấp quyền truy cập thống nhất vào dữ liệu thiết kế cho tất cả các bên liên quan
• Loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp thông qua đồng bộ hóa hai chiều
• Duy trì một nguồn thông tin duy nhất về tình trạng dự án
• Hỗ trợ quản lý thay đổi hiệu quả trong bối cảnh thiết kế

Khi phát triển điện tử trở nên phức tạp hơn, các tổ chức phát triển sẽ khắc phục khoảng cách giữa thiết kế và quản lý dự án. Bằng cách triển khai các giải pháp tích hợp giải quyết các thách thức cốt lõi, các nhóm có thể dành ít thời gian hơn cho việc quản lý dự án và nhiều thời gian hơn cho việc đổi mới.

Sẵn sàng để chuyển đổi quản lý dự án điện tử của bạn? Tìm hiểu thêm về cách Altium 365 có thể giúp đội ngũ của bạn vượt qua những thách thức trong quản lý dự án và tăng tốc quá trình phát triển của bạn.

*Tổng Tác Động Kinh Tế^™ của Altium 365, một nghiên cứu do Forrester Consulting thực hiện, 2023. Kết quả dựa trên một tổ chức tổng hợp.