Phương pháp tốt nhất cho Quản lý Dự án Điện tử [Phần 2]

Chào mừng bạn đến với phần thứ hai của series “Phương pháp quản lý dự án điện tử tốt nhất.” Lần này, chúng ta sẽ tập trung vào quản lý kiến thức và yêu cầu của khách hàng – hai lĩnh vực quan trọng cho sự thực hiện dự án thành công. Hơn nữa, ở cuối bài viết này, bạn sẽ tìm thấy tóm tắt các phương pháp tốt nhất cho quản lý dự án điện tử dành cho kỹ sư phần cứng. Hãy thử áp dụng chúng để cải thiện quy trình làm việc và kết quả của bạn. Và nếu bạn chưa đọc phần một của series blog này, hãy chắc chắn bắt đầu từ đó!

Quản Lý Kiến Thức

Trong quản lý dự án kỹ thuật, hiệu quả, nhất quán và sự hợp tác là cần thiết cho sự thành công. Các nhóm thường làm việc trên các dự án phức tạp, nhiều giai đoạn nơi mà khoảng trống kiến thức, thiếu tiêu chuẩn hóa, và sự chia sẻ thông tin kém có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém, sự chậm trễ, và công việc dư thừa.

Việc triển khai quản lý kiến thức có cấu trúc giúp các nhóm tái sử dụng các giải pháp đã được chứng minh, tối ưu hóa quy trình thiết kế, và tăng cường sự hợp tác – cuối cùng giảm thời gian ra thị trường và cải thiện kết quả dự án. Quản lý kiến thức có thể được chia thành hai lĩnh vực chính:

1. Phương pháp “Biết Cách”
2. Chia sẻ Kiến Thức (trong nhóm dự án và trên toàn tổ chức)

Quản Lý Kiến Thức: Phương pháp “Biết Cách”

Cách tiếp cận “biết cách” đảm bảo rằng các khối xây dựng cơ bản – đã được kiểm tra và tinh chỉnh qua nhiều năm phát triển – được sử dụng một cách nhất quán trong thiết kế thiết bị. Bằng cách tận dụng các giải pháp đã được chứng minh, các nhóm có thể tối ưu hóa quy trình thiết kế và giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Một số ví dụ chính bao gồm:

• Mạch phụ ADC với điện áp tham chiếu phù hợp đáp ứng việc thu thập chính xác cao
• Ăng ten PCB cho hiệu suất tối ưu của mô-đun RF
• Triển khai bộ chuyển đổi DC/DC cho hiệu suất EMC tốt và ít nhiễu

Môi trường thiết kế dựa trên đám mây (hoặc bất kỳ nền tảng chia sẻ nào với kiểm soát phiên bản) tăng cường cách tiếp cận này. Chúng cải thiện quy trình đánh giá cho các khối xây dựng có thể tái sử dụng và có thể được tích hợp với hệ thống tài liệu nội bộ. Các công ty cũng có thể được lợi từ việc triển khai các nền tảng kiểu wiki, kết hợp thiết kế dựa trên đám mây với tài liệu có cấu trúc.

Quản lý Kiến Thức: Chia Sẻ Kiến Thức

Chia sẻ kiến thức tập trung vào việc nâng cao kỹ năng và sự hợp tác trong nhóm. Các chiến lược chính bao gồm:

• Đào tạo, Bài giảng và Hội thảo trực tuyến – Cơ hội học tập có thể nhận được dưới nhiều hình thức, như các phiên trực tuyến với các chuyên gia trong ngành (ví dụ, Altium Academy trên YouTube), truy cập vào tài liệu kỹ thuật và bài nghiên cứu, hoặc các buổi đào tạo tại chỗ.
• Không gian Wiki Chia sẻ – Một nền tảng tập trung để ghi chép các giải pháp cho những thách thức lặp đi lặp lại trong môi trường đa dự án.
• Hỗ trợ Cộng đồng – Tận dụng cả cộng đồng nội bộ (trong công ty) và bên ngoài (diễn đàn và nền tảng ngành) để trao đổi kiến thức và giải pháp. Các dự án do cộng đồng điều hành, như những dự án được chia sẻ trên Altium 365, có thể là nguồn tài nguyên quý giá để giải quyết các thách thức của bạn.
• Cuộc họp Đồng bộ hóa – Được tổ chức không theo lịch trình hoặc hai tuần một lần, những cuộc họp này luôn cần được theo sau bởi tài liệu Biên bản Cuộc họp (MoM) để ghi lại các quyết định chính và các bước tiếp theo của việc phát triển sản phẩm.

Quản lý Yêu cầu Khách hàng

Một khía cạnh khác của quản lý dự án kỹ thuật là quản lý yêu cầu của khách hàng, định rõ các kỳ vọng về chức năng, kỹ thuật và quy định cho một dự án. Các kỹ sư điện cần đảm bảo thiết kế của họ phù hợp với những yêu cầu này để cung cấp một sản phẩm hoàn chỉnh, tuân thủ và hiệu quả về chi phí theo kỳ vọng của khách hàng. Nhưng làm thế nào để quản lý yêu cầu của khách hàng? 

Điều này phụ thuộc nhiều vào chất lượng tài liệu được cung cấp bởi khách hàng hoặc các đội ngũ nội bộ cho các dự án nội bộ. Thông thường, những yêu cầu này được chia sẻ qua các tệp văn bản hoặc bảng Excel. Sử dụng dự án nguồn cung cấp điện SMPS làm ví dụ, các chi tiết quan trọng nên bao gồm:

• Phạm vi Dự án – Thiết bị nào đang được thiết kế? Đó là một đơn vị cung cấp điện hoàn chỉnh hay chỉ là một bộ điều khiển? Nó sẽ được sử dụng ở đâu (ví dụ, thiết bị gia dụng, công nghiệp, ô tô, hàng không vũ trụ, y tế)? Mỗi thị trường có những xem xét thiết kế riêng biệt.
• Chức năng Cơ bản – Số lượng đầu vào/đầu ra, yêu cầu mạch bảo vệ, kích thước, trọng lượng và sở thích về hình dạng, vật liệu vỏ.
• Thông Số Kỹ Thuật – Các chỉ số được định nghĩa như hiệu suất, công suất đầu ra, dao động điện áp, và phạm vi điện áp đầu vào.
• Tuân thủ Quy định – Các tiêu chuẩn CE/FCC cần thiết hoặc các quy định cụ thể của ngành.
• Khung Thời gian & Giá Mục tiêu – Thời gian hoàn thành dự kiến và giá mục tiêu cho sản phẩm hoàn chỉnh.

Trước khi hoàn thiện tài liệu, một cuộc họp khởi động thường được tổ chức nơi khách hàng giải thích phạm vi dự án, chia sẻ tham khảo đến các thiết kế tương tự và giải đáp các câu hỏi ban đầu. Đây là cơ hội để làm rõ kỳ vọng – hãy đặt câu hỏi! Nếu tổ chức của bạn có một đội ngũ kỹ sư yêu cầu, họ nên tham dự để ghi chép chính xác nhu cầu của khách hàng và chuyển đổi chúng thành tài liệu nội bộ. Sử dụng các công cụ dựa trên đám mây như Altium 365 Requirements & Systems Portal có thể hỗ trợ quá trình này bằng cách tập trung hóa tài liệu, duy trì kiểm soát phiên bản và đảm bảo tính dễ truy vết.

Kỹ sư yêu cầu đóng một vai trò quan trọng trong đội của bạn, giảm bớt khối lượng công việc và rủi ro phát triển cho các kỹ sư phần cứng và phần mềm bằng cách phân tích yêu cầu và hiểu nhu cầu của khách hàng. Vai trò của họ càng trở nên quan trọng hơn trong các dự án quy mô lớn đòi hỏi thiết kế được cá nhân hóa để đáp ứng các ràng buộc về chi phí và mục tiêu thời gian đưa ra thị trường (ví dụ, phát triển hàng gia dụng).

Nếu tài liệu được làm rõ, việc thực hiện dự án có thể được lên kế hoạch. Tuy nhiên, không có tài liệu nào là hoàn hảo, và sẽ có những câu hỏi xuất hiện trong quá trình thiết kế. Để giải quyết điều này, một liên hệ khách hàng được chỉ định nên được giao nhiệm vụ cung cấp sự làm rõ và khuyến nghị khi chúng xuất hiện trong suốt quá trình phát triển.

Điểm Chính

Để kết thúc loạt bài hai phần về quản lý dự án điện tử, dưới đây là một số phương pháp hay nhất mà tôi sử dụng hàng ngày. Tôi khuyến khích bạn tạo danh sách riêng của mình và chia sẻ nó với nhóm của bạn.

1. Giải quyết những nhiệm vụ khó nhất trước tiên: Bắt đầu với những nhiệm vụ khó khăn nhất, vì chúng thường ảnh hưởng đến phạm vi dự án.
2. Áp dụng Nguyên tắc Pareto: 20% nỗ lực của bạn tạo ra 80% kết quả. Quy tắc này cũng áp dụng cho nhóm của bạn. Kết hợp điều này với điểm đầu tiên để ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
3. Làm việc theo khoảng thời gian: Sử dụng các kỹ thuật như phương pháp Pomodoro để duy trì sự tập trung và năng lượng. Khuyến khích nhóm của bạn áp dụng những khoảng nghỉ có cấu trúc để tăng hiệu quả.
4. Bắt đầu ngày mới với cuộc họp nhanh cùng nhóm: Một bản cập nhật 2-3 phút với mỗi thành viên nhóm giúp theo dõi tiến độ, nêu bật những vấn đề cản trở, và giữ cho dự án tiếp tục diễn ra.
5. Thực hiện phân tích phân tích sớm trong giai đoạn thiết kế: Các kỹ thuật như phân tích độ chính xác, ước lượng phạm vi động, hoặc tính toán ngân sách năng lượng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể và ngăn chặn công sức lãng phí vào những sản phẩm không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.
6. Ưu tiên quản lý thư viện và đánh giá linh kiện: Thư viện linh kiện được tổ chức tốt và đánh giá kỹ lưỡng giúp giảm thiểu lỗi thiết kế và cải thiện chất lượng dự án tổng thể. Luôn xác minh linh kiện mới trước khi sử dụng.

Kết luận

Thành công trong quản lý dự án điện tử không phải là tuân theo những quy tắc cứng nhắc. Đó là việc áp dụng các phương pháp tốt nhất vào quy trình làm việc độc đáo của bạn. Dù là tối ưu hóa việc chia sẻ kiến thức, cải thiện tài liệu yêu cầu, hay tinh chỉnh thói quen làm việc hàng ngày, những cải tiến nhỏ có thể tạo ra ảnh hưởng lớn đến kết quả dự án.

Tôi khuyến khích bạn suy ngẫm về những hiểu biết này, tạo ra bộ phương pháp tốt nhất của riêng mình, và chia sẻ chúng với đội ngũ của bạn. Cải tiến liên tục là trái tim của kỹ thuật xuất sắc, và việc tinh chỉnh cách bạn quản lý dự án sẽ nâng cao sự hợp tác, giảm thiểu lỗi, và thúc đẩy kết quả tốt hơn.

Bạn muốn biết thêm về quản lý dự án điện tử? Hãy xem thêm nguồn tài nguyên của chúng tôi để biết thêm mẹo và phương pháp tốt nhất!